本記事では、AppSheetを活用した予約管理・受注管理の電子化、そしてシステム・アプリを無償・低予算で導入するメリットやポイントについて解説します。
予約管理・受注管理は、サービスや商品の予約や注文を受け付け、効率的にスケジュールや生産を調整するプロセスであり、特にサービス業で多く導入されています。
企業にとって、予約管理・受注管理は、当然ながら売上や利益に直結する非常に重要なプロセスです。
ただ、それだけに、在庫管理、予約変更・キャンセル、請求など、関連業務が多くあるため、幾つもの課題も存在します。
このようなプロセスを最適化する方法として、予約管理・受注管理のシステム・アプリとして、AppSheetを活用する方法があります。
本記事では、予約管理・受注管理業務を電子化することによるメリット、特にAppSheetを活用した無償・低予算での予約管理・受注管理システム・アプリの導入と予約管理・受注管理業務の効率化・自動化についてご紹介します。
予約管理・受注管理の課題と解決方法
予約管理や受注管理は、顧客満足度や売上・利益等の経理・税務対応に関わるため、正確で迅速な対応やスムーズな手続が重要です。
しかし、手動で予約管理や受注管理プロセスを行う場合、以下のような課題が発生します。
予約管理・受注管理の課題
- 過剰予約・受注または欠損予約・受注
- 予約・受注の変更やキャンセルが複雑・面倒
- 適切なリマインダー・注意喚起の提供が困難・属人化
- 予約・注文の正確性の担保が困難
こうした課題は、事業規模が小さなうちは、手動で対応することも可能です。
ところが、事業規模が大きくなるにつれて、手動での対応が困難となり、また、業務が属人化することによる弊害も発生してきます。
そこで、これらの課題を簡単に解消するためにおすすめな方法が、予約管理・受注管理業務のシステムやアプリの導入です。
予約管理・受注管理のシステム・アプリの機能
予約管理・受注管理の課題を解決するシステム・アプリの機能とは
予約管理・受注管理のシステム・アプリには、主に次の機能があります。
予約管理/受注管理システムの機能（具体例）
- サービス・商品の予約・変更・キャンセル
- サービス・商品の受発注
- 進捗管理
- 在庫管理
- 請求書の生成・送信
上記の機能は一部の具体例ですので、すべての事業でこれらの機能が必要とは限りませんし、逆にもっと機能が必要な事業もあるでしょう。
よって、事業内容に応じて、必要かつ十分な機能を有するシステム・アプリを選定することが重要となります。
事業内容・事業規模によって導入するアプリ・システムを検討する
また、高性能な予約管理・受注管理のシステム・アプリを導入したとしても、事業規模によっては、導入のコストや使用料の負担のほうが多くなり、結果として、収益を圧迫する可能性もあります。
このため、売上・利益等の事業規模に応じたアプリ・システムの導入も重要となります。
そこで注目されているのが、低コストで開発・使用ができるノーコード開発ツール「AppSheet」です。
AppSheetを利用すると、企業ごとの業務プロセスに合わせた予約管理/受注管理業務のシステム化・アプリ化が無料・低コストで開発・使用ができます。
AppSheetの概要と利点
AppSheetとは？
AppSheetは、Googleが提供するノーコードでアプリ構築ができる開発ツールのひとつで、低コストで、柔軟かつ比較的高機能なアプリ構築ができる点に特徴があります。
【意味・定義】AppSheetとは？
AppSheetとは、Googleが提供するノーコードプラットフォームの一種で、ユーザーがプログラミングの知識なしにアプリケーションを作成できるツールをいう。
ノーコード開発・ノーコードツールとは？
ノーコードツールのAppSheetは、プログラミングの知識がなくてもアプリを作成できます。
【意味・定義】ノーコードツールとは？
ノーコードツールとは、プログラミングの知識がなくても直感的な画面操作やドラッグ＆ドロップでカスタムアプリを作成できるツールをいう。
ノーコードツールは、従来のプログラミングに頼らずにビジネスユーザーや非技術者でも手軽にアプリ開発ができるようにするためのプラットフォームです。
このため、企業が簡単かつ迅速にカスタムアプリを構築し、業務プロセスを効率化するのに適しています。
【意味・定義】ノーコード開発とは？
ノーコード開発とは、プログラミングせず、ノーコードツールの使用により、ビジュアルなツールやドラッグ＆ドロップ等の直感的な作業によるアプリケーションやWebサービスの開発が可能な開発手法をいう。
予約管理・受注管理業務に利用できるAppSheetでできること
以下、AppSheetの機能について簡単にみていきましょう。
予約管理・受注管理業務に利用できるAppSheetでできること一覧 |
|
|---|---|
| ノーコーディングアプローチ | プログラミング知識がなくても利用でき、ユーザーは直感的でわかりやすいインターフェースでアプリの構築が可能 |
| スプレッドシートからの自動生成 | スプレッドシートにデータを入力するだけで、自動的にデータを基にアプリを生成することが可能 |
| マルチプラットフォーム対応 | 異なるプラットフォーム（iOS、Android、Webなど）でシームレスに動作するため、様々なデバイスでアクセスが可能 |
| セキュリティ機能 | 構築するアプリには厳格なセキュリティ機能が組み込まれるため、データの機密性とアクセス制限の確保が可能 |
| リアルタイムデータ同期 | リアルタイムでデータを同期し、常にユーザーに最新の情報を提供することが可能 |
| ワークフローの最適化と通知 | 独自のワークフローを設定し、通知を自動化することができるため、業務プロセスを迅速かつ効率的に管理することが可能 |
| オフラインモード | インターネット接続がない状態でもアプリを使用できるオフラインモードの提供が可能 |
上記からわかるように、AppSheetでできることは多岐にわたります。
このため、AppSheetは、予約管理・受注管理を含め多くの業務改善アプリの構築に使われています。
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリット
AppSheet活用した予約管理・受注管理のシステム化には、以下の7つのメリットがあります。
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリット
- 自作による導入とカスタマイズの容易さ
- 低コスト・無料で導入可能
- 柔軟性と拡張性
- 迅速なプロトタイピングが可能
- シームレスに統合可能
- 24時間365日受付可能
- iPhone、Androidスマホ、PCいずれも使用可能
それでは、詳しくみていきましょう。
メリット1. ノーコード開発による導入とカスタマイズの容易さ
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの1つ目は、導入とカスタマイズの容易さです。
AppSheetは、ノーコード開発であるため、プログラミングスキルがなくてもアプリを構築できます。
【意味・定義】ノーコード開発とは？
ノーコード開発とは、プログラミングせず、ノーコードツールの使用により、ビジュアルなツールやドラッグ＆ドロップ等の直感的な作業によるアプリケーションやWebサービスの開発が可能な開発手法をいう。
このため、業種問わず、業務プロセスに合わせて自由にシステム・アプリのカスタマイズができます。
カスタマイズの具体的
小規模なカフェが予約管理システムを導入する場合
- 営業日や営業時間の変更に対応する仕組み
- イベントごとに特別な予約ルールを追加できる仕組み
メリット2. 低コスト・無料で導入可能
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの2つ目は、低コスト・無料で導入が可能な点です。
AppSheetは、クラウドベースのプラットフォームであり、自社でサーバーを構築・維持する必要はありません。
このため、導入コストや運用コストを抑えることができます。
【意味・定義】クラウドベースとは？
クラウドベースとは、アプリやデータを自分のPCではなく、インターネット上のサーバーに保存されていて、どこからでもアクセスができる仕組みをいう。
無料プランがある予約管理・受注管理のシステム・アプリは数多くありますが、AppSheetにおいても低コスト、または事実上無料で運用が可能です。
| AppSheetの料金表 | |||
|---|---|---|---|
| 費用（ユーザー単位） | データベース数 | データベースのレコード上限数 | |
| Starter | $5.00 | 5 | 2500 |
| Core | $10.00/月 | 10 | 2500 |
| Enterprise Plus | $20.00/月 | 200 | 200,000 |
参照：AppSheetの公式サイト、制限事項と既知の問題 – AppSheet ヘルプ
なお、最大10名までは、プロトタイプのアプリを共有できますので、10名以下の小規模事業者の場合は、ランニングコストが発生しません。
また、多くのGoogle Workspaceエディション（プラン）には、AppSheet Coreライセンスが含まれています。
このため、すでに該当するGoogle Workspaceエディションを導入している企業の場合は、AppSheetのランニングコストは発生しません。
この他、AppSheetの料金プランや無料枠につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
メリット3. 柔軟性と拡張性の高さ
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの3つ目は、柔軟性と拡張性の高さです。
AppSheetで作るシステム・アプリは、細かい業務プロセスに合わせて柔軟に構築が可能です。
また、業務プロセスの変更や拡張に伴う機能の変更や拡張も比較的容易です。
このため、主に小規模～中規模なビジネスの成長に合わせて、柔軟に対応ができます。
柔軟性と拡張性の具体例
複数の宿泊施設を運用する企業が予約管理システムを導入する場合
- 季節ごとに変化する予約ニーズに対応する仕組み
- 新しい施設の追加が簡単に行える仕組み
メリット4. 迅速なプロトタイピングが可能
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの4つ目は、迅速なプロトタイピングが可能な点です。
【意味・定義】プロトタイプとは？
プロトタイプとは、アプリケーションの具体的な動作やデザインを確認するための試作品をいう。
AppSheetは、迅速なプロトタイプの作成ができるため、ニーズに応じた開発とテストが即座におこなえます。
機能の実装、確認、そして改善を素早く実施できるので、より効果的な機能に仕上げることができるのがポイントです。
メリット5. シームレスに統合可能
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの5つ目は、シームレスに統合が可能な点です。
様々なデータとの連携ができるので、既存のクラウドサービスやDBと統合して、新しいアプリを構築することができます。
シームレスな統合の具体例
既存のシステムを使っている企業が受注管理システムを導入する場合
- 受注に対しての在庫管理のみ既存の在庫管理システムを使用する仕組み
- 受注に対しての請求書発行のみを既存の請求書発行システムを使用する仕組み
メリット6. 24時間365日受付可能
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの6つ目は、24時間365日の受注・予約受付を可能にする点です。
手動で受注や予約を受け付ける場合、人間が対応できる営業時間内でしか対応できません。
これに対し、システムやアプリでは24時間365日いつでも受付が可能になります。
この場合、翌営業日に予約・受注の確認と確定の業務フローを実装すると効果的です。
AppSheetで予約管理・受注管理のアプリを構築した場合、こうした周辺の業務フローについても、併せて実装できます。
メリット7. iPhone、Androidスマホ、PCいずれも使用可能
AppSheetを活用して予約管理・受注管理をシステム化・アプリ化するメリットの7つ目は、PCに限らずモバイルでも使用可能な点です。
AppSheetで構築するシステム・アプリはクロスプラットフォーム（iPhone、Androidスマホ、タブレット、PCなど）で使用できます。
このため、予約や受注を行う顧客のデバイスに依存しません。
【意味・定義】クロスプラットフォームとは？
クロスプラットフォームとは、複数の異なるデバイスやOSで同じシステムやアプリケーションが動作することをいう。
クロスプラットフォームを活用した具体例
オンラインショッピングを提供する企業が受注管理システムを導入する場合
- 顧客がiPhoneで興味のある商品を見つけてカートに追加をした場合、後でPCから簡単に続きを確認できる
- どのデバイスでも同じデザインや操作性の提供が可能なため、顧客がスマートフォンの機種を切り替えた場合であっても利便性の低下が防げる
AppSheetの予約管理・受注管理システム・アプリの機能
実際にAppSheetで予約管理・受注管理のシステム・アプリを構築する際には、主に次の機能が使われます。
Appsheetの予約/受注管理システム・アプリの機能
- 予約・受注フォームの作成
- 情報の視覚化
- 通知機能の自動化
- フィードバックフォームの作成
- チャット機能の実装
それぞれ、簡単に解説します。
機能1. 予約・受注フォームの作成
Appsheetの予約管理・受注管理システム・アプリの機能の1つ目は、使いやすい予約・受注フォームです。
Appsheetには、Googleフォームと連携することにより、フォームを利用できる機能があります。
実際に予約管理・受注管理システム・アプリを構築する際は、このフォーム機能を使用して、顧客が入力する予約・注文フォームを作成することとなります。
Googleフォームは、非常にカスタマイズが高く、業界独自の項目の追加も簡単です。
このように、使いやすい予約・受注フォームを作成することで、効率的に入力エラーを減少させることができ、スムーズな予約・受注プロセスが実現します。
機能2. 情報の視覚化
Appsheetの予約・受注管理システム・アプリの機能の2つ目は、視覚化された情報表示です。
Appsheetは、カレンダーやリスト形式での表示ができます。
この機能により、予約・受注情報を表示させることで、視覚化した予約・受注を管理できるようになります。
これにより、予約・受注や進捗を一目で把握できるため、迅速な判断や計画の立案が可能となります。
機能3. 通知機能の自動化
Appsheetの予約・受注管理システム・アプリの機能の3つ目は、自動化された通知機能です。
Appsheetには、顧客や社内の担当者に対する通知機能があります。
これにより、例えば、予約・受注が確定すると、自動的に顧客に確認メッセージを送信できます。
また、同様に、社内に対しての受付通知やタスクのリマインダーも送信できます。
機能4. フィードバックフォームの作成
Appsheetの予約・受注管理システム・アプリの機能の4つ目は、フィードバックを収集する機能です。
Appsheetは、Googleフォームと連携することにより、顧客調査などのフィードバック情報を収集するためのフォームを作成できます。
これにより、顧客の意見や要望を把握できます。
こうした顧客の意見や要望は、サービスの向上や課題の解決のための重要なデータとなり、より満足度の高いUIやUXが実現します。
機能5. チャット機能の実装
Appsheetの予約・受注管理システム・アプリの機能の5つ目は、コミュニケーションを可能とするチャット機能です。
Appsheetには、顧客とリアルタイムでコミュニケーションが取れるチャット機能があります。
この機能を活用することで、予約の変更や受注の進捗に関する問い合わせなどに、即座に返答できます。
これにより、顧客との円滑なコミュニケーションを促進し、様々な問い合わせに関する素早い情報提供ができるようになります。
AppSheetを活用した予約管理・受注管理のポイント
AppSheetを活用した予約管理・受注管理のポイント
- 適切なセキュリティ設定
- サポート体制の強化
- フィードバックの活用
ポイント1. 適切なセキュリティ設定
AppSheetを活用した予約管理・受注管理のポイントの1つ目は、適切なセキュリティ設定です。
AppSheetは、Googleが提供する開発ツールであるため、強固なセキュリティ対策がなされています。
ただし、そのセキュリティ対策も、適切に設定しないと個人情報等が外部の第三者に閲覧可能な状態になってしまいます。
このため、個人情報や機密データの保護のために、顧客情報へのアクセスを制限やセキュリティフィルタの設定が必要です。
ポイント2. サポート体制の強化
AppSheetを活用した予約管理・受注管理のポイントの2つ目は、サポート体制の強化です。
AppSheetで予約・受注を自動化・効率化した場合であっても、人による対応が必要となることがあります。
特に外部利用が主体のBtoBやBtoCの予約・受注では、問い合わせへの素早い対応が不可欠です。
【意味・定義】BtoBとは？
BtoBとは、「Business to Business」の略で、企業同士が取引やビジネスを行う形態をいう。
【意味・定義】BtoCとは？
BtoCとは、「Business to Consumer」の略で、企業が直接個人消費者に向けて商品やサービスを提供する形態をいう。
このため、ヘルプセンターなどを用意しておくと、顧客の不明点や課題に効果的に対処できます。
AppSheetは、こうしたヘルプセンターの業務の効率化や業務改善にも利用できます。
このため、AppSheetを利用して、予約・受注の管理とサポート体制の強化が一体となったアプリ・システムの構築もできます。
ポイント3. フィードバックの活用
AppSheetを活用した予約管理・受注管理のポイントの3つ目は、顧客のフィードバックを積極的に活用することです。
すでに述べたとおり、Appsheetは、Googleフォームと連携することにより、顧客調査などのフィードバック情報を収集するためのフォームを作成できます。
このフォーム機能を利用することで、きめ細かい顧客の意見や要望を把握できます。
こうした顧客の意見をもとにサービスを改善することで、サポート対応などの運用面の効率化などが可能で、コスト軽減にも寄与します。
まとめ
予約管理・受注管理システムの導入は、正確で効率的な情報管理を実現し、顧客満足度の向上にも直結します。
他方で、現場の実態や業務に合っていない予約管理・受注管理システムを導入してしまうと、かえって手動での作業量が増えしまうなど、作業効率が悪化する場合もあります。
こうしたリスク・課題に対応する方法として、AppSheetを活用した予約管理・受注管理システムの構築・アプリ化が挙げられます。
AppSheetは、従来の予約管理・受注管理に合わせてシステム・アプリを自由に構築できるので、低コストで最適な予約管理・受注管理システムの導入を考えている方におすすめです。
当社では、こうしたAppSheetを活用した予約管理・受注管理のシステム・アプリの企画相談、開発、内製化支援サービスを提供しております。
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