AppSheetによる無料・低予算でのビジネス用スケジュール管理システム・アプリの構築について解説

本記事では、AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理の電子化、そしてシステム・アプリを導入するメリットやポイントについて解説します。

ビジネスにおけるスケジュール管理は、時間の効率的な利用を促進し、予定やイベント、作業の計画と調整を行い、業務プロセスや個人の活動を効果的に組織化する業務です。

適切なスケジュール管理ができていないと、期限の遅れやタスクの漏れ、そしてストレス増大などが発生し、ビジネスの効率性や成果に悪影響を及ぼす可能性があります。

こうした課題を解決する方法として、ビジネス用スケジュール管理のシステム・アプリとしてAppSheetを活用する方法があります。

本記事では、スケジュール管理業務を電子化することによるメリット、特にAppSheetを活用した、無料・低予算でのビジネス用スケジュール管理システム・アプリの導入とスケジュール管理業務の効率化・自動化についてご紹介します。

ビジネスにおけるスケジュール管理の課題

ビジネスにおいて適切なスケジュール管理は、業務の円滑な進行やリソースの最適利用を確保し、タスクの効率的な遂行を促進するために不可欠です。

しかし、従来のスケジュール管理プロセスには、以下のような多くの課題があります。

特に、手動でのスケジュール管理では、主に紙やシート上での手作業となります。

こうしたアナログなタスクの変更や調整は、非常に煩雑で時間がかかり、リアルタイムな情報共有が難しいため、業務の効率性や柔軟性が制限されます。

ビジネス用スケジュール管理システム・アプリの利用目的

こうした課題を解決するためには、スケジュール管理プロセスの改善が必須となります。

そこで重要となるのが、スケジュール管理に特化したシステムやアプリの導入です。

スケジュール管理に特化したシステムやアプリは、以下の目的で利用されます。

ただ、スケジュール管理に特化したシステム・アプリには、以下の課題があります。

こうした問題点を解決するものとして注目されているのが、低コストで開発・使用ができるノーコード開発ツール「AppSheet」です。

AppSheetを利用すると、企業ごとの管理方法に合わせたスケジュール管理のシステム化・アプリ化が簡単にできます。

AppSheetの概要と利点

AppSheetとは？

AppSheetは、Googleが提供するノーコードでアプリ構築ができる開発ツールのひとつで、低コストで、柔軟かつ比較的高機能なアプリ構築ができる点に特徴があります。

AppSheetとは?メリット・デメリット、料金、導入事例を解説

AppSheetは国内外問わず多くの企業で使われているノーコードツールの一つで、プログラミングの知識がなくても簡単にカスタムアプリを作成できます。

ノーコード開発・ノーコードツールとは？

ノーコード開発とは、ソースコードを書かずに、つまりプログラミングせずに、アプリケーションやWebサービスの開発をする開発手法のことです。

こうしたノーコード開発のために使われるツールのことを、「ノーコードツール」や「ノーコード開発ツール」といいます。

ノーコード開発とは？メリット・デメリットやツール・事例についても解説

ノーコードツールは、従来のプログラミングに頼らずにビジネスユーザーや非技術者でも手軽にアプリ開発ができるようにするためのプラットフォームです。

ビジネスのスケジュール管理に利用できるAppSheetでできること

以下、AppSheetの機能について簡単にみていきましょう。

ビジネスのスケジュール管理に利用できるAppSheetでできること一覧
ノーコーディングアプローチ	プログラミング知識がなくても利用でき、ユーザーは直感的でわかりやすいインターフェースでアプリの構築が可能
スプレッドシートからの自動生成	スプレッドシートにデータを入力するだけで、自動的にデータを基にアプリを生成することが可能
マルチプラットフォーム対応	異なるプラットフォーム（iOS、Android、Webなど）でシームレスに動作するため、様々なデバイスでアクセスが可能
セキュリティ機能	構築するアプリには厳格なセキュリティ機能が組み込まれるため、データの機密性とアクセス制限の確保が可能
リアルタイムデータ同期	リアルタイムでデータを同期し、常にユーザーに最新の情報を提供することが可能
ワークフローの最適化と通知	独自のワークフローを設定し、通知を自動化することができるため、業務プロセスを迅速かつ効率的に管理することが可能
オフラインモード	インターネット接続がな状態でもアプリを使用できるオフラインモードの提供が可能

上記からわかるように、AppSheetでできることは多岐にわたります。

このため、AppSheetは、スケジュール管理業務を含め多くの業務改善アプリの構築に使われています。

AppSheetの業務アプリによる業務改善の導入事例・活用事例とは？

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリット

メリット1. 運用コストの抑制・無料での運用

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリットの1つ目は、運用コストの抑制です。

クラウドベースで運用されるAppSheetは、サーバーやインフラの設置や維持コストを抑えることができます。

アップデートやバージョン管理も容易に行えるため、柔軟な対応が可能です。

また、無料プランがあるスケジュール管理のシステムやアプリは多くありますが、AppSheetにおいても低額な運用コストが場合によっては事実上無料になるため、経済的なメリットがあります。

メリット2. 柔軟なカスタマイズが可能

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリットの2つ目は、柔軟なカスタマイズ性です。

AppSheetは、ノーコード開発ツールでありながら柔軟性が高い、という特長があります。

ノーコード開発とは？メリット・デメリットやツール・事例についても解説

この高い柔軟性により、業界や業種に関わらず、既存のビジネスプロセスをそのまま自動化できます。

スケジュール管理では、例えば必要な情報のみをユーザーに入力させることで、工数の短縮が実現、また入力漏れの防止も可能となります。

メリット3. シングルインプット・マルチアウトプット

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリットの3つ目は、シングルインプット・マルチアウトプットが可能な点です。

つまり、ひとつのデータを入力することによって、複数の画面やページなどにそのデータの出力を反映させることができます。

これにより、複数の画面やページに同一のデータをすべて手作業で入力する必要がなくなります。

このように、AppSheetは、単一の操作によって複数の結果が得られるため、目的が効率的に達成できるシステム・アプリの構築が可能です。

メリット4. 豊富なデータベース接続

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリットの4つ目は、豊富なデータベース接続が可能な点です。

AppSheetは、ExcelやSalesforce、AWSなど、さまざまなデータベースと連携できます。

このため、すでにこれらのデータベースを利用したスケジュール管理をしていた場合であっても、既存のデータを基にしたアプリ構築が容易に実現できます。

メリット5. iPhone、Androidスマホ、PCいずれも使用可能

AppSheetを活用してスケジュール管理をシステム化・アプリ化するメリットの5つ目は、クロスプラットフォーム対応です。

AppSheetは、ブラウザで動くウェブアプリケーションです。

ウェブアプリケーションの導入で業務改善をする選択肢と注意点とは？

よって、iPhone、Androidスマホ、PCなど、OSやデバイスの制約がなく利用でき、専用のデバイスを必要としません。

これによりユーザーは、好みや状況に応じて異なるデバイスからシステム・アプリにアクセスができ、スケジュール管理を柔軟かつ効果的に行うことが可能です。

AppSheetで実現が可能なビジネス用スケジュール管理システム・アプリの機能の具体例

実際にAppSheetでビジネス用スケジュール管理のシステム・アプリを構築する際には、主に次の機能が使われます。

それぞれ、簡単に解説します。

機能1. スケジュール表の作成

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の1つ目は、カスタマイズされたスケジュール表です。

スケジュール表の作成機能は、スケジュール管理システム・アプリのメイン機能であり、当然ながらAppSheetにも搭載されています。

このスケジュール表の作成機能では、作業の進捗状況や行動予定がひと目で分かるようになっていることが重要です。

個人スケジュールやプロジェクトのスケジュールなど、異なる目的に合わせて専用のスケジュール表を作成することで、効率的かつ明確なスケジュールを一括管理することが可能です。

機能2. スケジュール表の共有機能

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の2つ目は、スケジュール表の共有機能です。

AppSheetは、単に個人だけが使用するスケジュール表だけでなく、チーム全体で共有できるスケジュール表の作成もできます。

これにより、メンバー同士でのスケジュール表の共有やチームや組織内での情報共有ができます。

また、組織全体として業務の進行状況を把握することが容易になり、円滑なコラボレーションの促進が期待できます。

機能3. リマインド機能の実装

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の3つ目は、リマインド機能です。

AppSheetには、一定の時期や条件により、電子メール等で注意喚起を促すリマインド機能が搭載されています。

自動リマインド機能を実装することにより、タスクの漏れや未着手を防ぐことができます。

例えば、期日が迫るとシステムがユーザーに自動的に通知を送信する機能が実装できます。

これにより、重要な予定やタスクを遵守することができ、期日を守った進行管理が容易になります。

機能4. 外部サービスとの連携

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の4つ目は、外部サービスとの連携機能です。

AppSheetは、Googleカレンダーなどの外部サービスとの連携が容易です。

外部のカレンダーサービスと連携することで、複数のカレンダーを統合して一元管理できるようになります。

これにより、単に個人の予定やプロジェクトの進捗を把握できるだけでなく、外部サービスに登録されたイベントや予定もシステム・アプリ上で簡単に把握できます。

機能5. コミュニケーション機能

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の5つ目は、コミュニケーション機能です。

AppSheetでは、システム・アプリ内に個人チャットやグループチャット、社内SNS、掲示板機能などを実装することができます。

これにより、メンバー同士でのコミュニケーションが向上します。

例えば、タスクに関する質問や進捗の報告を即座に行うことが可能となり、タイムラグの少ないコミュニケーションを実現します。

機能6. TODOリストの作成

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の6つ目は、TODOリスト機能です。

AppSheetは、TODOリストが作成できるほか、優先順位付けなども設定できます。

こうした機能を利用することで、スケジュールと連動させてタスクの締め切りを設定し、TODOを可視化し、日々の作業を明確に把握できます。

また、タスクを細分化してTODOリストに記録することで、具体的な作業単位での進捗管理ができ、適切なタイムマネジメントが可能となります。

機能7. レポーティングと分析

AppSheetで実現が可能なスケジュール管理システム・アプリの機能の具体例の7つ目は、レポーティングと分析です。

具体的には、AppSheetは、メンバーのスケジュールや進捗を定期的にレポートとして生成し、自動で通知することができます。

これにより、スケジュールやプロジェクトの遅延箇所や課題を効果的に把握できます。

プロジェクトの進行状況やタスクの完了度を視覚的に確認することで、チーム全体での改善点や問題解決に向けた戦略の立案にも役立ちます。

AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの成功のポイント

実際にAppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリを構築する場合、いくつかのポイントがあります。

以下は、そのうちの代表例です。

以下、それぞれ簡単に解説します。

ポイント1. スケジュールの一元管理を目指す

AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの成功のポイントの1つ目は、スケジュールの一元管理を目指すことです。

各個人が異なるスケジュール管理ツールを使用し、または組織内で複数のツールを併用すると、データが分散してしまい、正確なビジネスプロセスの把握が難しくなります。

このため、各ユーザーのビジネスプロセスを理解し、一元管理が可能なシステムを構築することが必須となります。

ポイント2. 操作のしやすさを意識

AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの成功のポイントの2つ目は、操作のしやすさを意識することです。

ユーザーが使いやすいインターフェースや直感的な操作を提供することで、スケジュールの作成、編集、確認、共有などが円滑かつ効率的におこなえます。

インターフェースとは？システムやアプリ開発で使われる場合の意味をわかりやすく解説

ユーザーエクスペリエンスを最大化することで、特別なトレーニングやサポートが不要になるため、運用コストの軽減も期待できます。

UX（ユーザーエクスペリエンス）とは？意味やUIとの違い、ビジネスにおける重要性をわかりやすく解説

ポイント3. 定期的な内容の見直し

AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの成功のポイントの3つ目は、定期的に内容を見直すことです。

操作のしやすさを保つために、ユーザーフィードバックを収集し、必要に応じてシステム・アプリの改善をおこなうことが重要です。

また、プロジェクトやタスクの進捗やビジネス環境が変化する中で、定期的な見直しを行うことで、スケジュールや役割分担を最適化し、効率的な業務遂行が可能となります。

ただし、スケジュール管理システム・アプリは日常的に頻繁に使われるシステム・アプリであるため、頻繁に内容を見直してしまうと、その都度使い方を変えることとなり、かえって非効率になることもあります。

このため、実際に内容を見直す際には、慎重におこなうことが求められます。

ポイント4. セキュリティとアクセス制限

AppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの成功のポイントの4つ目は、適切なセキュリティとアクセス制限を実装することです。

AppSheetは、Googleが提供する開発ツールであるため、強固なセキュリティ対策がなされています。

ただし、そのセキュリティ対策も、適切に設定しないと個人情報等が外部の第三者に閲覧可能な状態になってしまいます。

具体的には、プライバシーの確保のために個人情報へのアクセスを限定し、機密情報の取り扱いには厳格な制約を設けることで、システム全体の信頼性とデータの正確性を確保できます。

まとめ

ビジネス用スケジュール管理システム・アプリの導入は、スケジュールの一元管理を実現し、業務プロセスや個人の活動の組織化に効果があります。

他方で、現場の実態や業務に合っていないスケジュール管理システムを導入してしまうと、正しくデータの一元管理が行なえないなど、スケジュール管理システムの効果を最大限に活用できない可能性があります。

こうしたリスク・課題に対応する方法として、AppSheetを活用したスケジュール管理システムの構築・アプリ化が挙げられます。

AppSheetは、従来のスケジュール管理に合わせてシステム・アプリを自由に構築できるので、低コストで最適なスケジュール管理システムの導入を考えている方におすすめです。

当社では、こうしたAppSheetを活用したビジネス用スケジュール管理システム・アプリの企画相談、開発、内製化支援サービスを提供しております。

業務プロセスを自動化して、年間5万円のコスト削減！

＼月間の業務時間を最大20時間短縮できます／