ペーパーレス化とは？メリット・デメリットから進め方まで分かりやすく解説

多くの企業で、ペーパーレス化の必要性が語られるようになっています。

一方で、「本当に自社でも進めるべきなのか」「紙で困っているわけではない」と感じているケースも少なくありません。

実際、紙運用には現場で長年使われてきた理由があり、ペーパーレス化にも導入や定着にあたっての課題があります。

重要なのは、流行やイメージで判断するのではなく、自社の業務や体制に照らして、どこに課題があり、どこから見直すべきかを整理することです。

本記事では、ペーパーレス化の基本的な考え方から、メリット・デメリット、関連する法律、進め方のポイントまでを整理したうえで、自社にとってペーパーレス化が検討対象となるかどうかを判断するための視点を解説します。

ペーパーレス化とは？なぜ今必要なのか

企業を取り巻く環境が大きく変化する中で、業務のデジタル化はもはや一部の先進企業だけの取り組みではなく、業種や企業規模に問わず、あらゆる企業にとって避けて通れないテーマとなっています。

市場環境の変化や人手不足への対応、働き方の多様性などを背景に、業務の効率化や柔軟性の向上が強く求められているためです。

その中でもペーパーレス化は、業務効率化やDX推進のための土台となる、非常に重要な取り組みとして位置付けられています。

まずは、ペーパーレス化の基本的な考え方から整理していきましょう。

ペーパーレス化とは？

単に紙をデータに置き換えることが目的ではなく、情報をデジタルデータとして扱いやすくすることで、検索・共有・管理が容易になり、業務のスピードや質を向上させることが本質的な目的です。

ペーパーレス化の対象となる代表的な業務

ペーパーレス化は、単純に紙の使用量を減らすための取り組みではありません。

従来、紙を前提として構築されてきた業務プロセスそのものを見直し、デジタルツールを活用した業務へと置き換えることが中心となります。

代表的な対象業務は以下のとおりです。

代表的な対象業務
稟議・申請業務	稟議書や各種申請書の作成・承認をワークフローシステムで電子化し、承認スピードのスピードと透明性を向上
契約業務	契約書の締結や保管を電子契約システムへ移行し、押印や郵送作業といった手作業を削減
会議・社内共有業務	会議資料の配布や社内資料の共有をデジタル化し、印刷や配布にかかる作業負担を削減
経理・バックオフィス業務	請求書・領収書・帳票類の電子保存や、OCRによるデータ化によって、経理業務全体の効率を向上

このように業務単位で整理しながら進めることで、ペーパーレス化の効果を実感しやすくなり、無理のない形で段階的な全社展開への足がかりを作ることができます。

ペーパーレス化が求められる背景

続いて、なぜ今ペーパーレス化が強く求められているのか、その背景について詳しく解説します。

DX推進の基盤

ペーパーレス化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するための「最初の一歩」として位置づけられています。

しかし、デジタル技術を十分に活用するためには、前提として「業務で扱う情報そのものがデジタルデータであること」が欠かせません。

情報が紙のままでは、データの集計や分析、システム間の連携を行うことができず、業務変革へとつなげることは極めて困難です。

文書や情報を電子化することで初めて、データの蓄積や再利用が可能となり、業務の可視化や自動化、さらには意思決定の高度化といったDX推進が現実のものとなります。

そのため、ペーパーレス化はDXを支える基盤的な取り組みとして、重要な意味を持っています。

BCP（事業継続計画）対策

ペーパーレス化は、地震や水害などの自然災害、さらにはパンデミックといった不測の事態に備えるBCP（事業継続計画）対策としても重要な役割を果たします。

重要な書類を紙のみで保管している場合、オフィスが被災すると、書類の紛失や焼失により事業復旧が著しく困難になるリスクがあります。

一方で、文書を電子化し、堅牢なクラウドサーバーなどに保存しておけば、物理的な拠点が被害を受けた場合でも、データ自体は保護されます。

さらに、出社が困難な状況下においても、自宅やサテライトオフィスから必要なデータへアクセスできる環境を整えることで、業務を止めることなく事業を継続することが可能となります。

古い慣行（紙・ハンコ文化）が業務停滞や属人化を招いている実情

多くの企業では、紙やハンコを前提とした業務慣行が現在も残っており、業務スピードの低下を招いています。

具体的には、稟議書や申請書を紙で回覧し、順番に押印する運用では、承認者の不在だけで手続きが滞るケースも少なくありません。

また、紙書類は保管場所や内容の把握が特定の担当者に依存しやすく、業務の属人化や引き継ぎミスの原因となります。

こうした問題は、平常時には見えにくいものの、人手不足や業務量増加といった環境変化によって一気に顕在化します。

ペーパーレス化は、紙を減らすこと自体が目的ではなく、業務停滞や属人化を生む前提を見直すための取り組みといえます。

紙・インク削減によるコスト削減・環境負荷低減等のSDGsへの貢献

紙の使用量を削減することは、用紙代や保管コストの削減といった直接的なコスト削減につながるだけでなく、結果として森林資源の消費抑制等のSDGsにも寄与します。

また、印刷回数の減少により、紙の製造・廃棄や輸送、インク・トナーの消費に伴うCO2排出量の削減にもつながります。

こうした効果は、環境配慮を主目的とした取り組みというよりも、業務の効率化やコスト削減を進めた結果として、自然に得られる側面があるといえます。

近年は、こうしたコスト削減と業務合理化の取り組みが、取引先や顧客に対して企業姿勢を示す要素として評価されるケースもあり、結果的に環境負荷低減への対応として位置づけられることもあります。

企業がペーパーレス化に取り組む4つのメリット

企業がペーパーレス化を推進することで、単なる紙削減にとどまらず、コスト面・業務面・働き方・セキュリティといった、さまざまな側面で効果を得ることができます。

ここからは、企業がペーパーレス化に取り組むことで得られる代表的な4つのメリットについて、わかりやすく整理していきます。

メリット1. コスト削減

企業がペーパーレス化に取り組むメリットの1つ目は、コスト削減です。

紙を前提とした業務では、印刷や保管といった目に見える費用だけでなく、日常業務の中で見落とされがちな間接的コストや人的コストも多く発生しています。

ペーパーレス化を進めることで、こうしたこれまで意識されにくかったコストの削減にもつながります。

また、こうしたコストを個別ではなく全体最適の観点から見直すことが可能となり、短期的な削減だけではなく、中長期的なコスト削減にもつなげることができます。

コスト削減の具体例
直接コスト	印刷代 コピー機のリース代 トナー代 用紙代 印紙税
間接コスト	紙の保管に必要なキャビネットや倉庫の賃料 顧客への請求書などを送付する際の郵送費
工数コストの削減	封入・封緘、ファイリング、書類整理など、紙特有のノンコア業務に割いていた人件費

メリット2. 業務効率化と検索性の向上

企業がペーパーレス化に取り組むメリットの2つ目は、業務効率化と検索性の向上です。

紙書類での運用では、必要な書類を探すだけで時間がかかり、業務が中断されることも少なくありません。

ペーパーレス化を進めることで検索性が向上し、必要な情報にすぐアクセスできるようになるほか、書類の共有や承認もスムーズになります。

その結果、従業員は書類管理に時間を取られることなく、本来注力すべきコア業務に集中できるようになります。

業務効率と検索性が向上するポイント
「探す時間」の削減	紙の書類では、保管場所を探し、ファイルをめくり、必要な情報を見つけ出すまでに多くの時間がかる 電子化された書類はキーワード検索によって瞬時に目的の情報を見つけられるため、書類を「探す時間」を大幅に削減できる
情報共有・意思決定スピードの向上	電子データは物理的な距離に左右されず、関係者間で同時に共有・閲覧が可能 その結果、稟議や確認作業がスムーズに進み、意思決定までのリードタイムが短縮され、業務全体のスピードが大幅に向上する

メリット3. 多様な働き方（テレワーク）の実現

企業がペーパーレス化に取り組むメリットの3つ目は、多様な働き方（テレワーク）の実現です。

押印や書類確認のためだけに出社する必要がなくなり、テレワークの導入や定着を妨げていた要因を解消できます。

ペーパーレス化は、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を支える基盤となり、働き方改革を実現するうえでも重要な役割を果たします。

テレワークを実現するペーパーレス化の効果
押印・承認のための出社不要に	電子契約や電子承認システムを導入することで、自宅や出張先など、場所を選ばずに文書の確認・承認が可能になる 「ハンコを押すためだけに出社する」といった非効率な業務を解消し、実質的なテレワーク環境を実現できる
採用競争力の強化	柔軟な働き方を認める企業は、働く場所や時間の制約が少なく、求職者にとって魅力的な選択肢となる その結果、優秀な人材の獲得や定着にもつながり、企業の採用競争力強化にも貢献する

メリット4. セキュリティとバックアップの強化

企業がペーパーレス化に取り組むメリットの4つ目は、セキュリティとバックアップの強化です。

紙書類は紛失や盗難のリスクがある一方で、管理状況を把握しにくいという課題があります。

適切なルールと運用体制のもとでペーパーレス化を進めれば、紙文書と比較して、電子データの方がセキュリティや災害時のバックアップ体制強化等の危機管理の観点で、より優れた環境を構築することができます。

セキュリティ・バックアップ面の強化
紛失・盗難リスクの低減	文書をクラウド上で一元管理することで、紙書類のような物理的な紛失や盗難のリスクを大幅に低減できる
厳格なアクセス管理の実現	電子データでは、「誰が・いつ・どの文書を閲覧・編集したか」といった操作履歴を記録・追跡できる 部署や役職ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、紙文書では難しかった厳格な情報管理体制を構築することが可能
BCP対策の徹底	データをバックアップされたクラウド環境に保存しておくことで、災害や事故によりオフィスが機能停止した場合でも、データ消失のリスクを回避できる

ペーパーレス化のデメリット・課題と対策

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、導入や運用の過程ではいくつかの課題も存在します。

以下では、ペーパーレス化において代表的なデメリット・課題と、それぞれに対する具体的な対策をご紹介します。

デメリット1. ITリテラシーの壁と現場の抵抗

ペーパーレス化のデメリット・課題の１つ目は、ITリテラシーの壁と現場の抵抗です。

長年にわたり紙ベースの業務に慣れてきた従業員の中には、デジタルツールの操作に不安を感じたり、従来のやり方を変えること自体に心理的な抵抗を持つ人も少なくありません。

特に、日々の業務が忙しい現場ほど、「新しいツールを覚える時間がない」「今のやり方で特に問題は起きていない」といった理由から、変化そのものを敬遠する傾向が見られます。

また、ITリテラシーの習熟度には個人差があるため、特定の従業員だけがツールを使いこなし、活用が一部に偏ってしまうケースもあります。

その結果、全社的な定着が進まず、ペーパーレス化の効果を十分に発揮できない可能性があります。

デメリット2. システム導入コストの問題

ペーパーレス化のデメリット・課題の2つ目は、システム導入コストの問題です。

ペーパーレス化は、中長期的に大きなコスト削減効果が期待できる取り組みですが、初期段階ではシステム導入費用やクラウド利用料、場合によってはPCやタブレットなどの端末購入費が発生します。

費用対効果を十分に検討せずに進めると、期待した成果が得られない場合もあります。

こうした実態から、短期的な費用負担が心理的なハードルとなり、導入に踏み切れない企業も珍しくありません。

デメリット3. 視認性・使い勝手の問題

ペーパーレス化のデメリット・課題の3つ目は、視認性・使い勝手の問題です。

紙の資料が持つ一覧性（複数の資料を同時に広げて比較するなど）や、手書きメモの直感的な使いやすさに比べ、ディスプレイ上での閲覧や操作では、一時的に利便性が低下すると感じられる場合があります。

特に、長文資料や複数書類を同時に確認する業務では、紙の方が作業しやすいと感じるケースが残る点には注意が必要です。

デメリット4. システム障害・セキュリティリスク

ペーパーレス化のデメリット・課題の4つ目は、システム障害・セキュリティリスクです。

電子化された業務は、サーバーダウンや通信障害が発生した場合、一時的に業務が停止してしまうリスクがあります。

また、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃による情報漏えいへの対策についても、紙文書以上に慎重な対応が求められます。

これらのリスクを適切に管理できなければ、業務効率を目指した取り組みが、かえって企業リスクを高めてしまう可能性もあります。

知っておくべき関連法律

ペーパーレス化を進めるにあたっては、関連する法律の理解が欠かせません。

ここでは、ペーパーレス化に深く関係する主な法律について整理します（※2025年11月時点）。

ペーパーレス化に関連する法律
	内容	対象となる主な書類
e-文書法	民間企業における文書の電子保存を認める、複数の個別法令を横断する法律群の総称的な位置づけにある制度。 これまで紙での保存が原則とされていた各種文書について、一定の要件を満たすことで、紙に代えて電子データによる保存を可能とする。 電子保存にあたっては、真実性・可視性の確保など、文書の信頼性を担保するための要件を満たす必要がある。	定款 株主総会議事録 取締役会議事録 税法以外の一般文書
電子帳簿保存法（電帳法）	e-文書法の考え方を踏まえ、国税関係帳簿書類に特化して、電子保存の要件を詳細に定めた法律。 帳簿や請求書、領収書などについて、一定の保存要件を満たすことで、紙に代えて電子データによる保存を認めている。 単なる「紙保存の代替手段」ではなく、検索性や業務効率の向上を含め、デジタルデータとしての活用を前提とした制度として位置づけられている。	帳簿 請求書 領収書 契約書
電子署名法	一定の要件を満たす電子署名が付された電子文書について、本人による真正な意思表示が行われたものと推定し、紙の契約書と同等の証拠能力を認める。 物理的な印鑑による押印や署名を行わずに、契約締結プロセスをオンライン上で完結させることが可能となる。 電子契約は印紙税の課税対象とならないため、契約件数が多い企業ほど継続的なコスト削減効果が期待できる。	契約書 覚書 合意書 確認書

失敗しないペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化を進めるにあたっては、やみくもに電子化するのではなく、重要なポイントを整理したうえで段階的に取り組むことが、失敗を防ぐために不可欠です。

ここでは、現場の混乱や形骸化を防ぎながら、着実に成果を出すための進め方をステップごとに解説します。

ステップ1. 現状把握と対象範囲の選定

失敗しないペーパーレス化の進め方の1つ目は、現状把握と対象範囲の選定です。

すべての紙業務を一気に廃止しようとすると、業務の混乱を招いたり、現場から反発を受けたりする可能性が高くなります。

そのため、最初から完璧を目指すのではなく、スモールスタートで取り組むことが重要です。

まずは、「どの部署で」「どの書類が」「どの程度の頻度で」利用されているのかを整理し、紙運用における課題を可視化します。

その過程で、業務全体の流れを滞らせているボトルネックを特定することが重要です。

こうした分析を踏まえ、「電子化の難易度が低い」「効果がすぐに表れやすい」業務から優先的に着手することで、現場の理解を得やすく、成功体験も積み重ねやすくなります。

ステップ2. 業務フロー・業務プロセスの見直し

失敗しないペーパーレス化の進め方の2つ目は、業務フロー・業務プロセスの見直しです。

単に紙の書類をスキャンしてPDF化するだけでは、従来の非効率な業務フローがそのまま残ってしまい、根本的な改善につながりません。

ペーパーレス化をきっかけに、「この承認プロセスは本当に必要なのか」「この帳票自体を廃止できないか」といった視点で、業務の必要性を改めて見直すことが重要です。

ツールを導入する前に、「業務の流れそのものを変える」という意識を持つことで、単なる電子化にとどまらない、本質的な業務改善を実現できます。

ステップ3. ツールの選定と導入

失敗しないペーパーレス化の進め方の3つ目は、ツールの選定と導入です。

このステップで重要なのは、「多機能なツールを選ぶこと」ではなく、「見直した後の業務に何が必要か」という観点でツールを選定することです。

多機能さだけで判断すると使いこなせないケースもあるため、現場で無理なく運用できるかどうかを重視することが重要です。

ペーパーレス化で使える便利な機能
クラウドストレージ	デジタル文書の安全な一元管理、社内外での共有、バックアップ基盤として活用
電子契約システム	契約締結プロセスを完全にオンライン化し、印紙税や郵送費などのコスをを削減
ワークフローシステム	稟議・申請・承認といった社内フローを電子化し、処理スピードを向上
OCR（文字認識）ツール	外部から届く請求書や申込書などの紙情報をデータとして自動取り込み
タブレット端末	現場での閲覧・入力環境を整え、場所を縛られない業務を実現

ステップ4. 社内ルールの策定と周知

失敗しないペーパーレス化の進め方の4つ目は、社内ルールの策定と周知です。

どれだけ優れたツールを導入しても、運用ルールが明確でなければ、部署ごとに管理方法が異なり、情報が分散・混乱してしまいます。

また、ルールが曖昧なままでは運用が形骸化してしまいます。

このため、ペーパーレス化を一時的な取り組みで終わらせず定着させるためには、周知や見直しを行いながらルール整備を徹底し、段階的に定着させていくことが重要です。

これらを全社で共有・周知することで、ペーパーレス化は「導入して終わり」ではなく、継続的に活用される業務基盤として社内に根付いていきます。

ペーパーレス化に役立つ代表的なツール

ペーパーレス化を効率的かつスムーズに進めるためには、自社の目的や業務内容に合ったデジタルツールを選定し、適切に活用することが重要です。

多くの企業で活用されている代表的なツールは以下の通りです。

ペーパーレス化に役立つ代表的なツール
文書管理システム	Microsoft SharePoint Google Workspace Notion
ワークフローシステム	kintone HUEワークフロー サイボウズ Office
電子契約システム	クラウドサイン DocuSign GMOサイン
経費精算システム	マネーフォワード クラウド経費 freee 弥生会計

紙運用とペーパーレス化の比較表

ペーパーレス化を検討する際には、ツールやサービスの選定に進む前に、紙運用とペーパーレス化それぞれの特徴を俯瞰して整理することが重要です。

ペーパーレス化は多くのメリットが注目されがちですが、紙運用にも現場で評価されてきた理由や一定の強みがあります。

そこで以下では、コストや業務効率、セキュリティ、災害対応といった観点から、両者の違いを比較表としてまとめています。

あくまで全体像を把握するための整理として確認したうえで、詳細な留意点や判断のポイントについては、この後で補足します。

比較項目	紙運用	ペーパーレス化
コスト	印刷費・用紙代・トナー代、保管スペース、郵送費、契約書の印紙税などの費用が継続的に発生します。 一方で、既存環境をそのまま使えるため、新たなシステム費用はかかりません。	印刷・保管・郵送といったコストを削減でき、電子契約の活用により印紙税も不要となります。 一方で、システム導入費用や利用料などの初期・運用コストが発生します。
業務スピード・効率	紙の作成・配布・回覧・押印といった工程が必要なため、承認や決裁に時間がかかりやすいです。 ただし、慣れた業務では特別な準備なく即時に対応できます。	作成から承認までをオンラインで完結でき、承認フローや意思決定のスピードが向上します。 一方で、導入初期は操作習得や運用定着に時間がかかる場合があります。
検索性・情報共有	ファイルや保管場所を把握していれば、一覧性が高く、複数資料を並べて直感的に確認しやすいです。 ただし、必要な書類を探すのに時間がかかることが多いです。	キーワード検索により必要な書類を迅速に探せ、関係者間で同時に共有・閲覧できます。 一方で、ツールの使い方に慣れていない場合は、操作に戸惑うことがあります。
働き方への対応（テレワーク）	押印や原本確認のために出社が必要となるケースが多く、在宅勤務や遠隔対応には不向きな場合があります。	電子承認・電子契約により、場所を選ばずに業務を進められ、テレワークや柔軟な働き方に対応しやすいです。 一方で、通信環境への依存度は高まります。
セキュリティ・管理体制	システム障害の影響を受けにくく、直感的に管理できる安心感があります。 ただし、紛失・盗難や閲覧履歴を把握しにくいというリスクがあります。	アクセス権限や操作履歴を管理でき、厳格な情報管理が可能となります。 一方で、運用ルールが不十分な場合は、誤操作や情報漏えいのリスクが高まります。
BCP・災害対応	停電や通信障害時でも閲覧・記入が可能ですが、災害時には書類の破損・消失リスクが高く、復旧が困難になる場合があります。	クラウド上でデータを保管・バックアップすることで、災害時でも情報を守りやすく、事業継続性を高められます。 一方で、システム障害時の対応体制が必要となります。

上記のとおり、紙運用とペーパーレス化には、それぞれメリットとデメリットがあり、一概にどちらが優れているとは言い切れません。

業務内容や現場の体制、従業員のITリテラシー、取引先との関係性などによって、最適な形は企業ごとに異なります。

重要なのは、「すべてを一気にペーパーレス化するかどうか」ではなく、どの業務・どの書類から見直すべきかを整理することです。

次のチェックリストでは、自社の現状を簡単に振り返りながら、ペーパーレス化に着手すべきかどうかを判断するためのポイントを確認していきます。

ペーパーレス化に着手すべきか判断する簡易チェックリスト

ここまで見てきたように、ペーパーレス化は一律に進めるものではなく、自社の業務や体制に合っているかどうかを見極めることが重要です。

とはいえ、「どこから着手すべきか」「そもそも今取り組むべきか」を判断するのは簡単ではありません。

そこで以下では、現在の業務状況や課題を簡単に振り返るためのチェックリストを用意しました。

当てはまる項目を確認しながら、ペーパーレス化を検討すべきタイミングかどうかを整理してみてください。

上記の項目のうち、当てはまるものがある場合は、その業務や書類がペーパーレス化の検討対象と考えられます。

特に、複数の項目に該当している場合は、現行の紙運用に課題が蓄積している可能性が高く、業務改善の余地があるといえるでしょう。

重要なのは、一気にすべてを置き換えることではなく、課題が顕在化している業務や書類から段階的に見直していくことです。

まとめ