プロジェクト管理とは？中小企業が業務改善を始めるツール導入について解説

業務がうまく回らない——その原因、プロジェクト管理にあるかもしれません。

「最近、業務が回らない気がする」「誰が何をやっているのか、把握できていない」そんな違和感を抱えながらも、何から手をつければ良いか分からない。

中小企業の管理職の多くが、同じ悩みを抱えています。

その原因の多くは、属人化・非効率・進捗の見えづらさといった「現場の詰まり」。こうした課題を整理し、改善へと導く考え方が「プロジェクト管理」です。

本記事では、現場の混乱がなぜ起きるのか、なぜ今プロジェクト管理が必要なのか、そして中小企業でも無理なく取り組める改善のステップ、特にプロジェクト管理ツールの導入方法と無料相談についてご紹介します。

なぜ今「プロジェクト管理」が必要なのか？

中小企業の業務改善にこそプロジェクト管理が必要

「現場のやり方が人によって違う」「業務の進捗が見えにくい」「急な引き継ぎで混乱が起きた」——こうした声に心当たりはありませんか？

中小企業では、限られた人員で日々の業務を回しているため、業務が属人化しやすく、誰か1人にしか分からない作業がある状態が珍しくありません。

管理職として「改善したい」と思っても、具体的に何から手をつければ良いか分からない。そんな悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

こうした状況では、「プロジェクト管理」の考え方が有効です。

プロジェクト管理は、「人・モノ・カネ・情報・時間」といったリソースを計画的に管理し、目的を確実に達成するためのマネジメント手法です。

プロジェクト管理といえば、IT企業のシステム開発だけのものと思われがちですが、近年では中小企業の業務にも広く活用されるようになっています。

現場が変化している今こそ、管理の仕組みが必要

近年、次のような環境変化が多くの中小企業を取り巻いています。

このような背景がある中で、「なんとなく回っている業務」を放置していると、いずれ積み上がったリスクが顕在化し、トラブルや非効率が連鎖的に発生しやすくなります。

こうした状況を改善するためにも、業務を「見える化」し、目的・手順・責任範囲をはっきりさせていく必要があります。

その第一歩が、「プロジェクト管理」という考え方を取り入れることです。

導入の第一歩は、「いきなりツール」ではなく「課題の整理」

「プロジェクト管理」と聞くと、専門用語や難しいツールが浮かび、不安を感じるかもしれません。

逆に、ツールさえ導入すれば、問題がたちどころに解決する、という幻想を抱きがちでもあります。

しかし、プロエジェクト管理は、そういった「ツールありき」ではありません。

プロエジェクト管理は、まずは以下のシンプルな課題の整理から始まります。

つまり、「まず現場で何が起きているかを把握する」ことがスタートとなります。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理は、プロジェクト等の特定の目的を達成するために、ヒト・モノ・カネ・情報・時間といった、限られたリソースを適切に管理し、プロジェクトの成功させることをいいます。

ビジネスのプロジェクトでは、必ずリソースが限られています。

よほど規模が小さなプロジェクトや、リソースが豊富なプロジェクトであれば別ですが、一般的なプロジェクトでは、この限られたリソースをいかに効率的に管理して活用するかが、プロジェクトの成否のポイントとなります。

プロジェクト管理の課題およびツール・アプリ導入の効果

プロジェクト管理には、以下をはじめとするいくつもの課題が存在します。

これらの課題により、業務の非効率化や業績の機会損失が発生する可能性があります。

解決策としておすすめなのが、プロジェクト管理ツール・アプリの導入です。

課題1. エクセル管理の限界

エクセルでのプロジェクト管理には大きなデメリットがある

プロジェクト管理の課題の1つ目は、エクセル管理の限界です。

小規模チームや中小企業では、プロジェクトの進捗やタスクをエクセルで管理しているケースも多く見られます。

エクセルは低コストで導入でき、誰でも扱いやすいという利点がある一方で、プロジェクト管理においては次のようなさまざまな課題があります。

このように、エクセルは本来「表計算ソフト」であり、プロジェクトの進捗管理やチームでの情報共有、分析には不向きな面があります。

特に複数人が関わるプロジェクトでは、エクセルでの管理は情報の分散や更新漏れ・重複などが発生しやすい、というリスクがあります。

結果として、作業の非効率やトラブルにつながる恐れがあります。

そのため、効率的かつ正確なプロジェクト管理を行うには、専用のツールやアプリの導入が不可欠です。

プロジェクト管理ツール・アプリの導入がおすすめ

上記のような問題を解消するには、クラウド型のプロジェクト管理ツール・アプリの導入がおすすめです。

プロジェクト管理ツールを導入することで、タスクや進捗を一元管理でき、情報共有や更新もリアルタイムで行え、業務の効率化とミスの防止につながります。

また、過去の対応履歴や課題管理の記録も簡単に把握できるため、プロジェクト全体の透明性が向上し、チーム間の連携もスムーズになります。

さらに、ダッシュボードやレポート機能を活用することで、進捗状況やリソース配分を可視化でき、迅速で的確な意思決定が可能になります。

課題2. スケジュールの遅延

プロジェクト管理の課題の2つ目は、スケジュールの遅延です。

プロジェクト管理が適切に行われていない場合、プロジェクトが計画通りに進まず、納期遅延や品質低下といったリスクが高まります。

ツールやアプリを導入することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

これにより、遅れを早期に発見して対処することが可能になります。

また、同様に、各タスクの締切や担当者を明確にすることで、スケジュール管理を徹底できるようになります。

例えば、ガントチャートやカンバン方式を活用すれば、プロジェクト全体の流れを可視化し整理することができます。

課題3. コミュニケーション不足による情報共有不足

プロジェクト管理の課題の3つ目は、コミュニケーション不足による情報共有不足です。

チーム内で情報共有が不十分だと認識のズレが生じやすく、ミスや手戻りの原因になります。

ツール・アプリを使うと、タスクごとのコメント機能や通知機能により情報共有が強化されます。

具体的には、ファイルの一元管理で最新の資料や指示を誰でもすぐに確認できるようになります。

さらに、リアルタイムのチャットやディスカッション機能を活用することで、必要な情報を迅速かつ正確に伝達できるようになります。

課題4. リスク管理の甘さ

プロジェクト管理の課題の4つ目は、リスク管理の甘さです。

予期しないトラブルが発生すると、プロジェクト全体の進行に大きな影響を及ぼす可能性があります。

ツール・アプリを活用し、リスクや課題をあらかじめリスト化することで、事前に対策を講じやすくなります。

また、リスク管理ボードなどで潜在的な問題を可視化し、対応方針を明確にできます。

さらに、作業のログを記録・管理することで、トラブル発生時にも原因を迅速に特定しやすくなります。

課題5. 業務の属人化

プロジェクト管理の課題の5つ目は、業務の属人化です。

中小企業の現場では、一人ひとりの役割が広く、日々の業務が「その人しか分からない」状態で進んでいるケースが少なくありません。これが、いわゆる「業務の属人化」です。

属人化の根本的な対策は、「業務の見える化」や「業務の可視化」です。

つまり、「誰が」「何を」「どこまで」やっているかを、チーム全体で共有できる状態にすることです。

そのうえで、業務を標準化し、脱属人化、つまり「誰でもできる業務」とし、最終的には自動化を目指します。

そのためには、Excelや口頭だけでは限界があります。

そこでおすすめなのが、ツール・アプリを活用し、進捗や担当業務を共有することです。

プロジェクト管理ツール・アプリを使った業務フローの具体例

このように、プロジェクト管理ツール・アプリを導入すると、各部門の連携がスムーズになり、業務フローを効率化できます。

以下は、プロジェクト管理ツール・アプリを使った業務フローの具体例です。

プロジェクト管理ツール・アプリを使った業務フローの具体例
1. 企画フェーズ（アイデア出し・要件定義）	アイデアや要件をタスクとして分解し、担当者を割り振ることで、役割と作業内容を明確化 関連ドキュメントをツール上で共有し、コメント機能を使ってスムーズにフィードバックをやり取り
2. 設計・開発フェーズ（仕様策定・試作・開発）	ガントチャートを活用して全体の進捗を視覚的に把握 各タスクのステータス（未着手・進行中・完了など）を管理 発生した課題をツール上に記録し、対応状況を共有
3. テスト・評価フェーズ（品質チェック・改善）	バグや課題をリスト化し、対応担当者を明確にアサイン テスト結果やユーザーフィードバックを集約し、必要な修正や改善を実施
4. 発売・運用フェーズ（リリース・マーケティング・改善）	リリース前に最終チェックリストでタスクを確認 運用開始後はツール上で収集したデータを分析して改善タスクを設定 得られた知見やノウハウを記録・共有し、次回プロジェクトへの活用につなげる

プロジェクト管理ツール・アプリを導入することで各部門がリアルタイムで情報を共有でき、業務の効率化や品質の向上、納期遵守につながります。

これらは単なる個別タスクの管理にとどまらず、プロジェクト全体の進捗や成果を可視化・分析することで、経営判断や将来的なプロジェクト計画にも役立てることができます。

自社に最適なプロジェクト管理方法を選ぶポイント

導入や運用にかかるコストが大きい場合、収益を圧迫する可能性もあるため、コストパフォーマンスを十分に考慮した選択が求められます。

自社に最適なプロジェクト管理手法を選ぶために重要なポイントをご紹介します。

自社に最適なプロジェクト管理方法を選ぶポイント
事業規模や業種（チームの規模・プロジェクトの複雑さ）	小規模チームやシンプルな業務の場合、低コストなツール（エクセルや無料のプロジェクト管理アプリ）を検討 大規模チームや複雑な業務フローの場合、カスタマイズ性の高いツール（ノーコード開発、スクラッチ開発）を推奨
課題と必要な機能	進捗管理を重視したい場合、ガントチャートやカンバン機能のあるツールを選択 チーム間のコミュニケーションが課題の場合、チャット・コメント機能付のツールを選択 プロジェクトデータの分析・レポートが必要な場合、BIツール連携や高度なデータ管理が可能なツールを選択
予算・コストや社内のITスキル・リソースの有無	シンプルな運用の場合、市販のツールで十分 自社の業務に合わせたカスタマイズが必要な場合、ノーコードツールを活用 高度な要件がある場合、スクラッチ開発やエンタープライズ向けツールを検討
スケーラビリティ	現在のプロジェクト規模に適しているか 今後の成長に耐えられるか（チームが拡大しても使えるか） 既存システムとの連携は可能か（ERP、CRM、社内ツールとの統合）

プロジェクト管理ツール・アプリ導入の手順

続いて、プロジェクト管理ツール・アプリ導入の一般的なプロセスを段階的に説明します。

プロジェクト管理ツール・アプリ導入の手順
導入計画の策定	現状の課題を洗い出し、プロジェクト管理で解決したいこと（目的・KPI）を明確化 例：進捗の見える化、タスク管理の効率化、チーム間の情報共有強化
要件定義	必要な管理項目や機能を整理 例：ガントチャート、タスク管理、リソース管理、レポート機能など どの情報を管理するか決定 例：プロジェクト概要、進捗状況、担当者、期日、関連資料 既存データの移行計画を立案
ツール/方法の選定	最適なプロジェクト管理ツールを選定（市販ツールの比較、ノーコードツールの試用、自社開発の検討）
設計・設定/開発	選定したツールの初期設定・カスタマイズを実施 市販ツールの場合、プロジェクトのテンプレート作成 自社開発の場合、開発プロジェクトを開始 ノーコードの場合、ワークフローを設計
テスト運用	本格運用前にテストデータを用いて動作確認し、問題点を修正 実際のユーザーに試用してもらいフィードバックを収集
社内展開（トレーニング）	プロジェクト管理ツールの操作方法を担当者に教育 新しい業務フローや運用ルールを周知徹底
本番運用開始と評価	KPI（プロジェクト進捗率、遅延タスク数、チームの生産性向上など）をモニタリング 必要に応じて設定や運用フローを改善し、より効果的なプロジェクト管理を実現

プロジェクト管理ツール・アプリの導入は、計画策定から本番運用・評価まで段階を踏むことで、業務の効率化とデータ活用の最大化が可能になります。

まずはノーコードツールでのプロジェクト管理ツール・アプリの構築がおすすめ

初めてプロジェクト管理のツール・アプリを導入する場合や、エクセルやスプレッドシートでのプロジェクト管理を切り替える場合は、ノーコードツールでのプロジェクト管理ツール・アプリの構築がおすすめです。

ノーコードツールとは？

ソースコードを書かずに、つまりプログラミングせずに、アプリケーションやWebサービスの開発をする開発手法をノーコード開発といいます。

このノーコード開発の手法を取る際に必要になるのが、ノーコードツールやノーコード開発ツールです。

ノーコード開発とは？メリット・デメリットやツール・導入事例・活用事例も解説

ノーコードツールは様々な会社が提供しており、大部分は同じですが、ツールによって機能が少し異なります。

このノーコードツールを使うことで、ドラッグ＆ドロップするだけでアプリの開発を可能にします。

ノーコードツールが注目される理由

近年、ノーコード開発が世界で注目を集めている理由は、主に以下の4つです。

比較的低コストで導入できるノーコードでの業務効率化は、人手不足の解消や業務の効率化のためのDXが必要となる経営環境では、特に注目を集めています。

ノーコードツールによる案件管理の効率化につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。

案件管理の課題とノーコードツールを活用したツール・アプリの開発をご紹介

プロジェクト管理ツール・アプリの構築に向いているノーコードツール

以下では、各ノーコードツールについて詳しく解説します。

Google Workspaceユーザーにおすすめの「AppSheet」

顧客管理ソフト・システム・アプリの構築に向いているノーコードツールの1つ目は、Google Workspaceユーザーにおすすめの「AppSheet」です。

AppSheetはGoogle Workspaceとスムーズに連携し、スプレッドシートのデータを元に手軽にカスタマイズ可能なアプリを作成できるため、業務効率化に最適です。

AppSheetを使うメリット
Google Workspaceユーザーは無料で使える	Google Workspaceエディションを導入している企業は無料で使える Google Workspace環境に統合できるため、既存の業務フローに馴染みやすい
迅速なプロトタイピング	プロトタイプを迅速に作成でき、ニーズに応じた開発とテストが即座に行える 手動や既存システム等で行う業務に不足している機能を比較的簡単に開発できる
多プラットフォーム対応	構築したシステム・アプリは、Web（Windows、macOS）・iPhone（iOS）・Androidなど、様々なプラットフォームで動作する インターネットに接続していれば外出先でも顧客情報にアクセスでき、柔軟で効率的なデータ利用が可能

AppSheetは、他のノーコードツールと比べて、特に業務アプリ開発に適した多機能さが特徴です。

そのため、プロジェクト管理業務の効率化やチーム全体の進捗可視化を目指す場合、AppSheetは非常に有力な選択肢となります。

また、これまでエクセルでプロジェクトの進捗やタスク管理を行っていた場合は、既存のデータをGoogleスプレッドシートに取り込むことで、AppSheet上でそのままデータベースとして活用可能です。

このように、エクセルベースの管理からAppSheetによるプロジェクト管理ツールへの移行は、比較的スムーズに行えます。

この他、AppSheetによるタスク管理・工数管理・進捗管理につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。

AppSheetでタスク管理・工数管理・進捗管理のシステム・アプリを無料・低予算で構築する方法とは

簡単なプロジェクト管理ならスマホでもできる「Glide」

プロジェクト管理のツール・アプリの構築に向いているノーコードツールの2つ目は、簡単なプロジェクト管理をスマホでできる「Glide」です。

Glideは、簡単なプロジェクト管理がスマホで可能なアプリを、ノーコードで手軽に導入・運用できます。

Glideを使うメリット
シンプルで簡単なシステム構築	プログラミングの知識がなくてもシステムを構築できる インターフェースがシンプルで直感的に操作可能 多彩なテンプレートにより、短期間でアプリを作成できる
営業やフィールドワークに最適なモバイル対応	モバイルアプリに対応しているため、現場でのスムーズなデータアクセスが可能 外出先でも、チームメンバーが簡単に顧客情報や業務データを更新できる
自動化機能を活用可能	定型的な業務やタスクの自動化により時間を節約し、業務効率を高められる データの更新や通知、定期的なリマインダーの送信など

Glideは、設計、開発、操作がシンプルであり、比較的デザイン性も高い点に特徴があります。

この点から、高機能である必要がなく、モバイルでも簡単に動くUIのプロジェクト管理アプリが必要な場合は、Glideが有力候補となります。

この他、Glideでのプロジェクト管理につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。

ノーコードツールGlideでプロジェクト管理ツールを無料・低予算で構築する方法とは？

フルカスタマイズには「スクラッチ開発」でのプロジェクト管理ツール構築がおすすめ

続いて、フルカスタマイズが可能な「スクラッチ開発」をご紹介します。

スクラッチ開発とは？

スクラッチ開発とは、既存のフレームワークやライブラリを最小限利用しつつ、大半をプログラミング・コーディングでシステムやアプリを構築する開発手法のことです。

スクラッチ開発は一からすべて設計するため、細かい設定やこだわり、デザイン等を実現したい場合に向いています。

スクラッチ開発が向いているユーザー

スクラッチ開発は、以下に当てはまるユーザーに最適です。

スクラッチ開発が向いているユーザー
ノーコードツールでは要件を満たせない企業	標準的なプロジェクト管理ツールでは対応できない特殊なワクフローやプロセスを持つ 業界特化のプロジェクト管理を求める 例：建築業の工程管理、製造業の品質管理、医療業界のタスク管理
大規模なプロジェクト管理を必要とする企業	ノーコードツールではパフォーマンスが低下する可能性がある大規模プロジェクトや多数のタスクを扱う AIやBIツールと連携し、リアルタイムで進捗分析や予測分析を行いたい 数百人〜数千人規模のチームが関与し、プロジェクトデータ量が膨大になるケース
長期的に運用・拡張を考えている企業	ノーコードでは実装できない細かなカスタマイズが必要で、ツールの制約に縛られたくない 外部システムとの柔軟な連携、マイクロサービス化など将来的な拡張が視野に入っている 事業成長に合わせてプロジェクト管理の仕組みをスケールアップしたい
セキュリティやデータガバナンスが厳しい企業	機密情報やプロジェクトデータの厳格な管理が必要で、クラウドサービスの標準機能では不十分 自社のセキュリティポリシーに準拠し、オンプレミス環境での運用を求める 監査ログやアクセス管理を厳格に行う必要がある
既存システムとシームレスに統合したい企業	ERP、会計システム、基幹システムなどに完全に適合するカスタムAPIが必要 自社独自の業務システムと密接に連携するプロジェクト管理ツールを構築したい 既存のワークフローを大きく変更せずにツールを導入したい

逆に、特別な要件や複雑な業務フローがなく、シンプルなプロジェクト管理を求める企業には、スクラッチ開発は不向きです。

プロジェクト管理運用のベストプラクティス

最後に、プロジェクト管理運用のベストプラクティスをご紹介します。

プロジェクト管理運用のベストプラクティス
タスク・進捗の最新化	進行状況を常に最新に保つ（定期的な更新ルールの設定、進捗報告の仕組み化） タスクの状況や期日をリアルタイムで管理し、遅延リスクを最小限にする
部門間での情報共有	開発・営業・マーケティング・経営層など関連部門でプロジェクトの進捗を共有し、認識のズレを防ぐ 一元化したデータを活用し、円滑なコミュニケーションと迅速な意思決定を実現する
データ分析とプロジェクト改善	蓄積したプロジェクトデータを活用し、業務効率やボトルネックを分析する タスクの完了率、遅延要因、メンバーの負荷などを可視化し、継続的な改善に活かす 過去のプロジェクトデータを基に、スケジュールやリソース配分の最適化を図る
セキュリティとコンプライアンス	権限管理を適切に行い、関係者以外の不要なアクセスを制限する プロジェクトデータの機密性を保ち、外部流出や不正アクセスのリスクを低減する
継続的な運用改善	運用プロセスを定期的に見直し、チームのフィードバックを取り入れる 業務の変化に応じて、ツールやワークフローを柔軟に最適化する 適切なトレーニングやナレッジ共有を実施し、効果を維持する

まずは現場の“困りごと”から整理するのが成功のコツ

業務改善の成功は「ツール」ではなく「導入の過程」

このように、効率的なプロジェクト管理のためには、ツール導入は必須であると言えます。

このため、プロジェクト管理や業務改善の話になると、つい「新しいツールを導入しよう」「IT化しよう」とばかり考えがちです。

しかし実際には、ツール以前の問題として、「現場の困りごと」を丁寧に整理することこそが、改善成功の鍵になります。

現場で何が問題になっているのか、どの業務にストレスがかかっているのかを明らかにしないままツールだけ導入してしまうと、むしろ混乱を招いてしまうケースも少なくありません。

つまり、ツールそのものも重要ですが、ツール導入の過程を適切におこなうことこそが、業務改善の成否に繋がります。

「ツール導入」より「課題ヒアリング」が優先される理由

改善に失敗する多くの企業に共通しているのは、「何が問題か分からないまま手段だけ先に決めてしまう」ことです。

例えば、以下の事例がありがちです。

これらの失敗は、「課題のヒアリング」をすっ飛ばして「ツールだけ」を入れたことによるものです。

ツールはあくまで手段にすぎません。本当に必要なのは、「いま現場で何が起きているのか？」という事実の把握と、それを整理するプロセスです。

業務改善は「現場の声」から始まる

実は、現場のスタッフは日々の業務の中で多くの「違和感」や「困りごと」を感じ取っています。

こうした現場の「生の声」を集めることが、業務改善のヒントです。

つまり、「改善のスタート地点」は経営層でもツールベンダーでもなく、現場そのものなのです。

管理職として大切なのは、現場の声を拾い上げる「場」をつくること。

そして、見えてきた課題を「どう整理するか」「どの業務に優先的に手を入れるべきか」判断していくことです。

まとめ

プロジェクト管理は、企業の成果に直結する重要な業務ですが、エクセルや紙ベースでの管理では、情報の分散や属人化、更新の手間など多くの課題が生じやすくなります。

これらを解決し、効率的にプロジェクトを管理するには、ツールやアプリの導入が有効です。

ノーコードツールやスクラッチ開発を活用すれば、自社の業務フローに最適化されたプロジェクト管理ツール・アプリを柔軟に構築できます。

そして、そのプロジェクト管理ツールやアプリの導入に先立ち、重要となるのが、リアルな現場の声です。

「現場の困りごとは何か？」「それは本当にツールで解決できるのか？」こうした根本的な問いに、弊社は中立の立場で伴走していきます。

私たちは、以下のようなプロセスで、御社の業務改善をサポートしています。

もちろん、ITに詳しくなくても問題ありません。

課題整理から支援先のご紹介まですべて無料で行いますので、改善に踏み出す「第一歩」として、ぜひご活用ください。

「まず何から手をつければよいか分からない」——そんなときこそ、私たちにご相談ください。