本記事では、稟議書を使った稟議をしている企業や稟議制度の電子化を検討している企業に向けて、無料・低コストで高機能なGlideを活用したワークフロー・稟議の電子化と、その導入メリットやポイントを解説します。
従来の稟議は、紙での申請から承認、決裁、押印まで時間がかかるという課題がありました。
こうした稟議書を使った稟議制度は、ワークフローシステム（電子稟議システム）により、システム化・電子化できます。
ただ、稟議には、企業ごとに異なる複雑なフローが存在する場合が多く、簡単にシステム化・電子化できないこともあります。
これを解決するため、柔軟にカスタマイズできるGlideを活用する方法があります。
本記事では、ワークフロー・稟議の業務を電子化するメリット、特に無料・低コストで高機能な「Glide」を活用したアプリ・システムの導入方法とメリットやポイントをご紹介します。
ワークフロー・稟議の課題
まずは、ワークフロー・稟議の課題とニーズをみていきましょう。
従来の社内稟議では、書類による管理で、申請から承認まで全て手動で行われていました。
この方法にはさまざまな課題が生あり、業務効率に影響を与えていました。
従来の社内稟議の課題
- 時間の遅れと手間（申請から承認までに時間がかかる）
- 人為的なエラーや書類の喪失
- 書類管理の複雑性（保管や検索が大変）
- リモートワークへの対応不足（物理的な書類のやり取りのために出社が不可欠）
上記の課題に加え、2022年1月1日の改正電子帳簿保存法により、会計証憑や電子帳簿の保存が注目され、企業のペーパーレス化が進みました。
稟議書の保存については対象外ではありますが、この法改正がきっかけとなり、稟議書についてもペーパーレス化を進める企業が増えました。
【意味・定義】ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、従来の紙に依存した業務プロセスを電子的な手段に移行し、紙の使用を最小限に抑える取り組みをいう。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステム＝電子化した稟議
ワークフローシステムは「workflow（業務プロセスの流れ）」と「system（システム）」の組み合わせで、業務プロセスを管理し効率化するシステムを指します。
【意味・定義】ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、業務プロセスを効率的に管理し、タスクや情報の流れを自動化するためのソフトウェアやツールをいう。
日本では、ワークフローシステムは、稟議のシステム化・電子化のために使われることが多いです。
稟議制度がある企業にとっては、ワークフローシステムの導入により、従来の紙（稟議書）による意思決定の申請や承認プロセスを効率的にシステム化・電子化することができます。
稟議とは
稟議は、重要な決定をする際に上司や関係者に計画や提案を伝え、承認をもらう手続きのことです。
【意味・定義】稟議とは？
稟議とは、決裁権限外の行為における起案から申請、多段階の承認、最終的な決裁までを含む一連の手続きをいう。
企業では、組織が大きくなるほど権限が細分化され、一人ひとりの決裁権が小さくなります。
このため、決裁権がない行為については、決裁権を持つ者に対して決裁の申請をし、承認を受ける必要があります。
この一連の手続きを総称して、稟議といいます。
ワークフローシステム＝電子申請システム・電子承認システム・電子決裁システムともいう
こうした稟議は、従来から紙の稟議書でおこなわれていますが、近年では、ワークフローシステムにより、電子化・システム化されてきています。
このため、ワークフローシステムは、一般的に「電子稟議システム」として知られています。
また、稟議の個々のプロセスの名前から、別名「電子申請システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。
ワークフローシステムとワークフローの違い
ワークフローシステムと似ている言葉に、「ワークフロー」がありますが、こちらはワークフローシステムとは別の意味となります。
【意味・定義】ワークフローとは？
ワークフローとは、特定の業務プロセスやタスクの手順や流れや、これらの定義をいう。
ワークフローシステムはビジネスプロセスを管理するソフトウェアであるのに対し、ワークフローは具体的なプロセスの手順を指します。
ワークフローシステム・電子稟議アプリのニーズ
ワークフローシステム・電子稟議アプリのニーズは以下の通りです。
ワークフローシステム・電子稟議アプリのニーズ
- 業務スピードの向上
- 申請者や管理者の負担軽減
- 内部統制の強化
- ペーパーレス化によるコスト削減
導入システムは事業内容・規模によって検討
ワークフロー・電子稟議システム・アプリを導入したとしても、事業規模によっては、導入のコストや使用料の負担のほうが多くなり、結果として、収益を圧迫する可能性もあります。
このため、売上・利益等の事業規模に応じたシステムの導入が重要となります。
そこで注目されているのが、低コストで開発・使用ができるノーコード開発ツール「Glide」です。
Glideを利用すると、企業ごとの業務プロセスに合わせたワークフロー・稟議のシステム化が無料・低コストで開発・使用ができます。
Glideの概要とメリット
Glideとは？
次に、Glideの概要とメリットを解説します。
Glideは、スマートフォンやタブレットに特化したウェブアプリを開発できるノーコード開発ツールです。
【意味・定義】Glide（グライド）とは？
Glide（グライド）とは、ノーコードツールの一種で、プログラミングのスキルがなくてもスプレッドシートからデータを利用してウェブアプリを構築できるプラットフォームをいう。
【意味・定義】ウェブアプリとは？
ウェブアプリとは、ウェブ技術（HTML、CSS、JavaScriptなど）を使用して開発され、ユーザーがウェブブラウザを通じて様々なプラットフォームで利用可能なアプリケーションをいう。
Glideでアプリを開発する場合、コーディングやプログラミングは不要で、データを視覚的に操作します。
ノーコードツールとは？
ノーコード開発とは、ソースコードを書かずに、つまりプログラミングせずに、アプリケーションやWebサービスの開発をする開発手法のことです。
【意味・定義】ノーコード開発とは？
ノーコード開発とは、プログラミングせず、ノーコードツールの使用により、ビジュアルなツールやドラッグ＆ドロップ等の直感的な作業によるアプリケーションやWebサービスの開発が可能な開発手法をいう。
こうしたノーコード開発のために使われるツールのことを、「ノーコードツール」や「ノーコード開発ツール」といいます。
【意味・定義】ノーコードツールとは？
ノーコードツールとは、プログラミングの知識がなくても直感的な画面操作やドラッグ＆ドロップでカスタムアプリを作成できるツールをいう。
ノーコードツールは、従来のプログラミングに頼らずにビジネスユーザーや非技術者でも手軽にアプリ開発ができるようにするためのプラットフォームです。
Glideのメリット
Glideにはさまざまなメリットがあります。
Glideのメリット
- ExcelやGoogleスプレッドシートからアプリを開発可能
- テンプレートが豊富
- 拡張機能や外部サービス連携の選択肢が豊富
- 最先端のAIが使える
- 無料で始められる
なお、Glideの詳細な解説につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリット
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリット
- ノーコードの簡単なシステム構築
- 低コスト・無料で導入可能
- プロセスの完全な可視化と最適化
- 他のシステムとの連携が可能
以下では、各メリットについて解説します。
メリット1. ノーコードの簡単なシステム構築
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリットの1つ目は、ノーコードの簡単なシステム構築です。
すでに述べたとおり、Glideは、プログラミングのスキルがなくてもシステム・アプリの開発ができるノーコード開発ツールです。
具体的には、直感的に操作できるドラッグ＆ドロップのインターフェースを使って、簡単にUIの構築や機能の実装ができます。
【意味・定義】UI（ユーザーインターフェース）とは？
UI（ユーザーインターフェース）とは、Webサービスやアプリなどのサービスを利用するユーザーとサービスを提供する機器や道具の接点をいう。
このため、開発時間を大幅に短縮でき、結果的にコストの削減にもつながります。
メリット2. 低コスト・無料で導入可能
Glideは状況に応じて低コストな料金プランを選択できる
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリットの2つ目は、低コストで導入が可能な点です。
Glideはクラウドベースのプラットフォームなので、専用のサーバーやインフラを購入・維持する必要がありません。
【意味・定義】クラウドベースとは？
クラウドベースとは、データやアプリケーションをインターネット上のサーバーに保存し、オンラインでアクセス・利用することができる形態をいう。
また、Glideには、以下のとおり、料金プランが複数用意されています。
| Glideの料金表 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Free | Maker | Business | Enterprise | |
| 料金/月 | 無料 | $86.00 | $249.00 | 要相談 |
| データベースアップデート数 | アップデート不可 | 500回 | 5,000回 | 要相談 |
| データの行数制限 | 2,500行まで | 50,000行まで | 100,000行まで | 10,000,000行まで |
| 公開可能なアプリ数 | 1つ | 3つ | 無制限 | 無制限 |
これにより、導入・運用費用を抑えつつ、機能に応じてプランを変更できます。
無料プランはプロトタイプの開発用と割り切る
なお、Glideには、無料で使えるFreeプランもあります。
しかし、無料で使用できるデータベースのアップデート数やファイルのストレージ数には制限があります。
このため、本稼働用に使うのは現実的ではありません。
Freeプランは、あくまで、プロトタイプの開発のためのプランとして割り切りましょう。
この他、Glideの料金プランにつきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
メリット3. プロセスの完全な可視化と最適化
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリットの3つ目は、プロセスの完全な可視化と最適化が可能な点です。
ワークフロー・稟議のシステム化により、業務の進捗状況をリアルタイムで可視化できます。
Glideのダッシュボードはカスタマイズ可能なため、承認の進捗やボトルネックを把握し、迅速に改善策を講じることが可能です。
これにより、業務の効率化と最適化が実現します。
メリット4. 他のシステムとの連携が可能
Glideを活用してワークフロー・稟議をシステム化するメリットの4つ目は、他のシステムとの連携が可能な点です。
Glideは、自動化ツールやその他の外部ツールとの連携が簡単できます。
具体的には、以下のシステムとの連携が可能です。
他システムとの連携具体例 |
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|---|---|
| Google Workspace |
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| メールシステム |
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| チャットツール |
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| 予算管理システム |
|
| 会計システム |
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Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能
Glideで実装が可能なワークフローシステム・電子稟議アプリの機能をご紹介します。
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能
- 承認フローの可視化
- 承認・差戻し
- 承認者への通知
- 添付ファイル管理
- 承認期限の設定とリマインダー
機能1. 承認フローの可視化
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能の1つ目は、承認フローの可視化機能です。
これにより、稟議書の進捗状況や担当者の状態（申請中、承認待ち、承認済みなど）を一目で確認でき、プロセスの透明性が高まります。
この機能を活用することで、稟議の迅速化や不正の抑止ができます。
使うと便利なGlideの機能 |
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|---|---|
| Relations |
|
| If-Then-Elseカラム |
|
| Choiceコンポーネント |
|
機能2. 承認・差戻し
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能の2つ目は、承認・差戻し機能です。
Glideを利用することで、承認者は、ボタンをクリックすることで「承認」または「差戻し」の操作を簡単に実行できます。
こうした簡易な操作により、稟議書を使った手続きに比べて、非常に迅速な稟議の手続きが可能となります。
使うと便利なGlideの機能 |
|
|---|---|
| Actions（カスタムアクション） |
|
| Set Column Values |
|
| Send Email |
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機能3. 承認者への通知
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能の3つ目は、承認者への通知機能です。
Glideを利用すると、稟議が提出されると、承認者に自動で通知を送信できるようになります。
こうした機能により、承認者に対し迅速な対応を促進できます。
使うと便利なGlideの機能 |
|
|---|---|
| Webhook |
|
| Zapier |
|
機能4. 添付ファイル管理
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能の4つ目は、添付ファイル機能です。
Glideを利用するとで、稟議に関連する資料（PDFや画像など）を簡単にアップロードし、また、保存することができます。
その結果、必要な情報を一元管理できますし、資料の紙も節約できます。
使うと便利なGlideの機能 |
|
|---|---|
| File and Image Pickers |
|
| Image |
|
機能5. 承認期限の設定とリマインダー
Glideのワークフローシステム・電子稟議アプリの機能の5つ目は、承認期限の設定とリマインダー機能です。
Glideを利用することで、各稟議に承認期限を設定できます。
また、期限が迫る前にリマインダーを自動で送信することもできます。
こうした機能を実装することで、承認プロセスの遅延を防ぎ、スムーズな進行をサポートします。
使うと便利なGlideの機能 |
|
|---|---|
| Current Date/Time |
|
| Math Column |
|
| Zapier |
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Glideを活用したワークフロー・電子稟議の成功ポイント
最後に、Glideを活用したワークフロー・電子稟議の成功のポイントをご紹介します。
Glideを活用したワークフロー・電子稟議の成功ポイント
- 必要な機能を明確にしておく
- 利用者のフィードバックを収集・反映
ポイント1. 必要な機能を明確にしておく
Glideを活用したワークフロー・電子稟議の成功ポイントの1つ目は、必要な機能を明確にしておくことです。
ワークフローシステムを構築する場合、企業ごとに異なる業務プロセスや承認ルールに合わせて、システムに必要な機能を事前に明確にすることが重要です。
これにより、業務プロセスに最適化されたシステムを構築でき、直感的な操作性や無駄のないUI/UXを実現できます。
要件が不明確だと使いやすさが損なわれるため、事前に機能をリストアップし、具体的な要件を定めておくことが成功の鍵となります。
決定した要件によっては、Glideでは実現できない機能が出てくるかもしれませんが、その場合は、別のノーコードツールでの対応も検討するべきです。
また、非常に複雑な稟議精度がある場合は、ノーコードツールではなく、スクラッチ開発も検討するべきでしょう。
ポイント2. 利用者のフィードバックを収集・反映
Glideを活用したワークフロー・電子稟議の成功ポイントの2つ目は、利用者のフィードバックを収集・反映することです。
ワークフローシステムに限った葉梨ではありませんが、定期的にユーザーの声を集めることで、システムのプロセスを最適化できます。
特に、ワークフローシステムは、基本的には社内のみで使うこととなるため、顧客などが使うシステムやアプリに比べてフィードバックの収集がしやすい、というメリットがあります。
ただし、すべてのフィードバックを無条件に反映すると、システムが使いにくくなる可能性があるため、慎重に検討して反映することが重要です。
まとめ
ワークフローシステム・電子稟議アプリを導入することで、稟議業務の迅速化が進み、手続きの遅れや手間を軽減できます。
しかし、現場の実態に合わないシステムを導入すると、非効率や混乱を招くリスクがあります。
そのリスクを避けるためには、Glideを活用したシステム・アプリ構築が有効です。
Glideなら、従来のワークフローに合わせて自由にシステムを作成でき、低コストで最適な導入が可能です。
当社では、こうしたGlideを含めたノーコードツールを活用した業務アプリ・業務システムの開発会社の選定をサポートしております。
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