本記事では、稟議書を使った稟議をしている企業や稟議制度の電子化を検討している企業に向けて、ワークフローシステムの導入や稟議の電子化について解説します。
稟議書を使った稟議制度は、ワークフローシステム（電子稟議システム）により、システム化・電子化できます。
ただ、従来から紙の稟議書を使って稟議をおこなっている企業にとって、稟議のシステム化・電子化は、いかにも難しそうに思われるかもしれません。
特に、稟議には、企業ごとに異なる複雑なフローが存在する場合が多く、簡単に標準化できないこともあります。
確かに、こうした稟議のフローの標準化が難しい、という課題はあるものの、他方で、技術の発達により、ノーコードツール、特にAppSheetを利用することで、低コストで、企業ごとの複雑な稟議制度に対応したワークフローシステム・アプリを構築できます。
本記事では、こうした稟議制度を電子化したワークフローシステムのメリットやデメリット、AppSheetを使ったワークフローシステム・アプリの構築について解説します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステム＝電子化した稟議
ワークフローシステムは「workflow（業務プロセスの流れ）」と「system（システム）」の組み合わせで、業務プロセスを管理し効率化するシステムを指します。
【意味・定義】ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、業務プロセスを効率的に管理し、タスクや情報の流れを自動化するためのソフトウェアやツールをいう。
日本では、ワークフローシステムは、稟議のシステム化・電子化のために使われることが多いです。
稟議制度がある企業にとっては、ワークフローシステムの導入により、従来の紙（稟議書）による意思決定の申請や承認プロセスを効率的にシステム化・電子化することができます。
稟議とは
稟議は、重要な決定をする際に上司や関係者に計画や提案を伝え、承認をもらう手続きのことです。
【意味・定義】稟議とは？
稟議とは、決裁権限外の行為における起案から申請、多段階の承認、最終的な決裁までを含む一連の手続きをいう。
企業では、組織が大きくなるほど権限が細分化され、一人ひとりの決裁権が小さくなります。
このため、決裁権がない行為については、決裁権を持つ者に対して決裁の申請をし、承認を受ける必要があります。
この一連の手続きを総称して、稟議といいます。
電子申請システム・電子承認システム・電子決裁システムともいう
こうした稟議は、従来から紙の稟議書でおこなわれていますが、近年では、ワークフローシステムにより、電子化・システム化されてきています。
このため、ワークフローシステムは、一般的に「電子稟議システム」として知られています。
また、稟議の個々のプロセスの名前から、別名「電子申請システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」と呼ばれることもあります。
ワークフローシステムとワークフローの違い
ワークフローシステムと似ている言葉に、「ワークフロー」がありますが、こちらはワークフローシステムとは別の意味となります。
【意味・定義】ワークフローとは？
ワークフローとは、特定の業務プロセスやタスクの手順や流れや、これらの定義をいう。
ワークフローシステムはビジネスプロセスを管理するソフトウェアであるのに対し、ワークフローは具体的なプロセスの手順を指します。
稟議制度・稟議書を電子化するメリット
稟議制度・稟議書の電子化には多くのメリットがある
稟議制度や稟議書の電子化には、以下のメリットがあります。
稟議制度・稟議書の電子化のメリット
- 稟議・業務の効率化
- 稟議の手続き・決裁時間の短縮
- ペーパーレス化による稟議書の管理・保存コストの削減
- 稟議の可視化によるコンプライアンス・内部統制の強化
- テレワーク等のオンライン対応に可能
- 未入力・誤入力等のミスの防止
それぞれ、簡単に見ていきましょう。
メリット1：稟議・業務の効率化
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの1つ目は、稟議・業務の効率化です。
一般的なワークフローシステムは、オンラインでの手続きができます。
このため、従来の稟議書による稟議とは異なり、紙の郵送などのやり取りが不要になります。
また、誤入力や差し戻しなどがあっても、稟議書よりも修正ややり直しが簡単にできます。
メリット2：稟議の手続き・決裁時間の短縮
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの2つ目は、稟議の手続き・決済時間の短縮です。
ワークフローシステムでは、各種設定により、手続きを自動化することができます。
例えば、定型的な稟議については、電子化することで、社内の他のツールなどからデータを自動的に入力することができる場合もあります。
このように、自動化・効率化したワークフローシステムを導入することにより、稟議の手続きが短縮され、結果的に決裁完了までの時間の短縮も望めます。
メリット3：ペーパーレス化による稟議書の管理・保存コストの削減
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの3つ目は、ペーパーレス化による稟議書の管理・保存コストの削減です。
ワークフローシステムでは、稟議は、すべてオンラインで作成・管理がされるため、紙の使用を削減できます。
また、稟議書による稟議に比べて、検索のしやすさが格段に向上します。
当然ながら、紙を物理的に管理する必要がなくなり、物理的な保存コストの削減にもつながります。
メリット4：稟議の可視化によるコンプライアンス・内部統制の強化
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの4つ目は、稟議の可視化によるコンプライアンス・内部統制の強化です。
ワークフローシステムでは、閲覧権限がある者であれば、誰でも稟議の内容を簡単に確認できます。
こうした稟議の全工程の可視化により、内部統制の強化が可能になります。
また、「見られている」可能性があることにより、不正・法令違反等の抑止・防止にもなります。
メリット5：テレワーク等のオンライン対応に可能
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの5つ目は、テレワーク等のオンライン対応が可能な点です。
すでに述べたとおり、一般的なワークフローシステムは、オンラインでの手続きができます。
このため、ネット環境があれば、テレワークなどであっても、場所を選ばず稟議がおこなえるようになります。
ワークフローシステムを導入することにより、わざわざ稟議や押印のために出社する必要はなくなります。
メリット6：未入力・誤入力等のミスの防止
稟議制度・稟議書を電子化するメリットの6つ目は、未入力・誤入力等のミスを防止できる点です。
ワークフローシステムは、自由記述による記載の他に、チェックボックスやプルダウンメニューなど、様々な記載方法を設定できます。
また、記載項目について、入力規則やバリデーション（入力内容が入力項目と合致しているかどうかの検証・確認）を設定することもできます。
ワークフローシステムでは、こうしたルールを設定することにより、稟議書よりも、未入力や誤入力等のミスが防止できます。
稟議・稟議書を電子化するデメリット
これに対し、稟議制度や稟議書の電子化には、以下のデメリットもあります。
稟議制度・稟議書の電子化のデメリット
- 導入前の訓練・トレーニングの必要
- コスト（導入コスト・ランニングコスト）の発生
- 既存の稟議制度との不一致のリスク
- ハッキング・クラッキング等による情報漏洩
- 稟議データの消失
- オンライン環境が必須
ただし、これらは、いずれも致命的なデメリットではなく、メリットのほうが大きく上回るものです。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
デメリット1：導入前の訓練・トレーニングの必要
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの1つ目は、導入前の訓練・トレーニングが必要な点です。
ワークフローシステムは、紙の稟議書とはまったく異なる手続きとなります。
当然ながら、複雑なワークフローシステムを導入してしまうと、導入前の訓練やトレーニングに時間やコストがかかってしまうリスクがあります。
このため、なるべく既存の稟議制度・稟議書から大きく変わらないよう、ワークフローシステムの選択やカスタマイズが重要となります。
デメリット2：コスト（導入コスト・ランニングコスト）の発生
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの2つ目は、コスト（導入コスト・ランニングコスト）が発生する点です。
紙の稟議書の場合は、ほとんどコストが発生しません。
これに対し、ワークフローシステムは、一般的には有料のものが多いです。
高額なワークフローシステムを導入すると、保存場所や紙を超えるコストが発生してしまう可能性があります。
よって、いかにコストが発生しないワークフローシステムを選ぶかが重要となります。
デメリット3：既存の稟議制度との不一致のリスク
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの3つ目は、既存の稟議制度との不一致のリスクがあることです。
ワークフローシステムを導入する際、既存の稟議制度をワークフローシステムに合わせて調整することがあります。
しかしながら、このように稟議制度をワークフローシステムに合わせると、今まで運用してきた稟議制度を変更することから、社内に大きな摩擦を発生させるリスクがあります。
このため、稟議制度をワークフローシステムに合わせるのではなく、逆に、ワークフローシステムを稟議制度に合わせることが重要となります。
デメリット4：ハッキング・クラッキング等による情報漏洩
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの4つ目は、ハッキング・クラッキング等による情報漏洩のリスクがあることです。
一般的なワークフローシステムは、オンラインが前提となりますので、不正アクセスによるハッキングやクラッキングによる情報漏洩を完全に防ぐことは困難です。
こうした情報漏洩の対策としては、重要な稟議は紙のままにしておくことや、スタンドアロン型のワークフローシステムの導入などがあります。
【意味・定義】スタンドアロン型とは？
スタンドアロン型とは、他のシステムやネットワークに依存せず、独立して動作するシステムをいう。
ただし、一般的なワークフローシステムは、高度なセキュリティ対策がなされていることが多いため、ワークフローシステムそのものを原因とした情報漏洩のリスクは、それほど高くはありません。
デメリット5：稟議データの消失
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの5つ目は、稟議データの消失のリスクがある点です。
ハッキングやクラッキングは、情報漏洩だけではなくデータ消失の原因にもなります。
システムによってはデータの保持やダウンロード、バックアップができない場合もあるので注意が必要です。
このようなシステムを導入してしまうと、別のシステムへの移行が困難になります。
このため、ワークフローシステムの導入の際には、データの保持、バックアップ、ダウンロード、移行等が可能かどうかも検討するべきです。
デメリット6：オンライン環境が必須
稟議制度・稟議書を電子化するデメリットの6つ目は、オンライン環境が必須な点です。
ワークフローシステムのメリットを享受するためには、ネット環境があれば場所を選ばず稟議が行えるシステムの選択が望ましいです。
しかしオンラインの必要性が低い場合、スタンドアロン型を導入する選択肢もあります。
また、オンライン環境が確保できない状況で使用する場合は、若干不便になるとしても、オフラインでも稼働できるワークフローシステムの導入も検討するべきでしょう。
ワークフローシステムによる稟議の電子化の効果
| ワークフローシステムによる稟議の電子化の効果（Before・After） | ||
|---|---|---|
| 導入前・Before（稟議書） | 導入後・After（ワークフローシステム） | |
| 稟議の提出と承認プロセス | 手動で書類を提出し、紙ベースのプロセスを経る | 電子的に提出し、自動的に承認プロセスを実行 |
| ドキュメント管理 | 紙の書類を物理的に管理し、検索が困難 | 電子データで管理し、検索が容易 |
| 承認者の可視性 | 承認の進捗が不透明で、コミュニケーションに課題が生じる | 進捗がリアルタイムに可視化され、透明性が向上 |
| 時間と効率 | 承認までに時間を要し、業務プロセスが遅延 | 承認速度とプロセス効率が向上 |
| 記録と履歴 | 書類の記録が難しく、履歴が不完全 | 完全かつ正確な記録と履歴の管理が可能 |
Before・Afterの比較から分かるように、ワークフローシステム導入による稟議書の電子化により手間と時間が大幅に削減できます。
AppSheetによるワークフローシステムの作成・導入
AppSheetとは
以上のように、稟議制度・稟議書の電子化には、大きなメリットがあるのと同時に、デメリットもあります。
そこでお勧めしたいのが、ノーコードツールであるAppSheetによるワークフローシステムの導入です。
【意味・定義】AppSheetとは？
AppSheetとは、Googleが提供するノーコードプラットフォームの一種で、ユーザーがプログラミングの知識なしにアプリケーションを作成できるツールをいう。
ワークフローシステムに利用できるAppSheetの機能
AppSheetの機能には、以下のとおり、ワークフローシステムに向いているものが多数あります。
ワークフローシステムに利用できるAppSheetの機能 |
|
|---|---|
| Automation機能で自動化 | 特定の条件が満たされた際に自動的にワークフローを進めたり、通知を送信したりすることにより、より効率的に稟議を進めることが可能 |
| 電子署名 | ユーザー本人がデバイス上で稟議書類に電子署名をおこなうことにより、なりすましの防止が可能 |
| Googleサービス連携 | GoogleドライブやGoogleカレンダー等のサービスをワークフローシステムに統合し、効率的に稟議の起案や申請等が可能 |
| アクセス権の制御 | ユーザーごとにデータや機能へのアクセスを制限でき、稟議プロセスのセキュリティ確保が可能 |
| カスタムレポートとダッシュボード | 稟議プロセスの進捗や統計情報を可視化するためのカスタムレポートとダッシュボードにより、既存の稟議制度に合わせたワークフローシステムを作成可能 |
| コメントとコラボレーション | ユーザーが稟議にコメントを追加できるため、コラボレーションの強化が可能 |
AppSheetがワークフローシステムに適している理由
AppSheetによるワークフローシステムは様々なデメリットを解消できる
このように、AppSheetには、ワークフローシステムに向いている様々な機能がありますが、これらの機能を活用することで、ワークフローシステムのデメリットを解消することができます。
このため、AppSheetは、ワークフローシステムに非常に向いているツールであるといえます。
繰り返しになりますが、稟議制度・稟議書の電子化には、以下のデメリットがあります。
稟議制度・稟議書の電子化のデメリット
- 導入前の訓練・トレーニングの必要
- コスト（導入コスト・ランニングコスト）の発生
- 既存の稟議制度との不一致のリスク
- ハッキング・クラッキング等による情報漏洩
- 稟議データの消失
- オンライン環境が必須
これらのデメリットは、AppSheetを活用することで、かなりの部分が解消できます。
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
理由1：導入に伴う訓練・トレーニングを少なくできる
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の1つ目は、導入に伴う訓練・トレーニングを少なくできる、という点です。
Appsheetは、ノーコードツールとしては、柔軟性・カスタマイズ性が高い、という特徴があります。
このため、Appsheetを利用して、既存の稟議制度・稟議書に合わせたワークフローシステム・アプリを構築することで、既存の稟議制度・稟議書をスムーズに電子化することができます。
また、既存の稟議制度・稟議書に合わせてAppsheetを構築ことで、導入に必要な訓練・トレーニングを大幅に削減することも可能です。
理由2：導入コストが低い
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の2つ目は、導入コストが低い、という点です。
AppSheetは、ノーコードツールであるため、プログラミングの知識がなくても利用できます。
【意味・定義】ノーコード開発とは？
ノーコード開発とは、プログラミングせず、ノーコードツールの使用により、ビジュアルなツールやドラッグ＆ドロップ等の直感的な作業によるアプリケーションやWebサービスの開発が可能な開発手法をいう。
このため、自社開発であっても、外注による開発であっても、低い導入コストでワークフローシステム・アプリを構築できます。
また、ランニングコストについては、プロトタイプの開発中は無料で始められますが、業務アプリとして実用化するためには、料金プランを選択する必要があります。
| AppSheetの料金表 | |||
|---|---|---|---|
| 費用（ユーザー単位） | データベース数 | データベースのレコード上限数 | |
| Starter | $5.00 | 5 | 2500 |
| Core | $10.00/月 | 10 | 2500 |
| Enterprise Plus | $20.00/月 | 200 | 200,000 |
参照：AppSheetの公式サイト、制限事項と既知の問題 – AppSheet ヘルプ
なお、最大10名までは、プロトタイプのアプリを共有できますので、10名以下の小規模事業者の場合は、ランニングコストが発生しません。
また、多くのGoogle Workspaceエディション（プラン）には、AppSheet Coreライセンスが含まれています。
このため、すでに該当するGoogle Workspaceエディションを導入している企業の場合は、AppSheetのランニングコストは発生しません。
この他、AppSheetの料金プランや無料枠につきましては、詳しくは、以下のページをご覧ください。
理由3：既存の稟議制度に合わせやすい
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の3つ目は、既存の稟議制度に合わせやすい、という点です。
理由1でも触れたとおり、Appsheetは、ノーコードツールとしては、柔軟性・カスタマイズ性が高い、という特徴があります。
稟議制度は企業ごとに細かな違いがあり、ワークフローシステムによっては既存の稟議制度に微妙に合わないこともあります。
これに対し、Appsheetは、細かく調整しながらアプリを構築することができるため、既存の稟議制度に合わせたワークフローシステムを構築できます。
理由4：セキュリティ機能が充実している
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の4つ目は、セキュリティ機能が充実している、という点です。
AppSheetはGoogleが提供するノーコードツールであり、セキュリティ機能は非常に充実しています。
特に、AppSheetは、データのセキュリティに重点を置いてます。
具体的には、アクセスコントロールやデータ暗号化などの機能を提供しており、ハッキングや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
理由5：多様な方法によるデータの保持・バックアップ・ダウンロード・移行
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の5つ目は、多様な方法によるデータの保持・バックアップ・ダウンロード・移行ができる、という点です。
Appsheetは、事業用に提供されている、様々な形式のデータベースをデータソースとして利用できます。
具体的には、Googleスプレッドシート、Excel、Cloud SQL、Salesforceなどが該当します。
これらのデータベースは、いずれもデータの保持・バックアップ・ダウンロード等に対応しています。
また、Appsheetによるワークフローシステムから、より高機能なワークフローシステムに移行する際も、こうしたデータベースの引継ぎが可能となります。
理由6：オフラインでも機能する
Appsheetがワークフローシステムに適している理由の6つ目は、オフラインでも機能する、という点です。
Appsheetは、一部の機能に制限がかかりますが、オフラインの状態であって機能します。
Appsheetがオフラインで使用された場合、オンラインに復帰した際に、データベースと同期されます。
このため、一時的にオフラインになるような環境であっても、ワークフローシステムとしては、特に問題なく使用できます。
AppSheetによるワークフローシステムの作成・導入のポイント
ポイント1：稟議の標準化のために稟議制度の設計・見直し・調整をする
AppSheetによるワークフローシステムの作成・導入のポイントの1つ目は、稟議の標準化のために稟議制度の設計・見直し・調整をすることです。
すでに述べたとおり、Appsheetは、ノーコードツールとしては、柔軟性・カスタマイズ性が高く、既存の稟議制度に合わせたワークフローシステム・アプリを構築しやすいものではあります。
しかしながら、せっかくワークフローシステムを導入するのであれば、複雑な稟議制度を標準化し、効率化・簡素化を目指すべきです。
稟議制度を根本的に見直し、より効率的な稟議制度を作り上げるために、既存のフローの見直しから実施しましょう。
ポイント2：「稟議書の電子化」ではなく「稟議制度の電子化」を目指す
AppSheetによるワークフローシステムの作成・導入のポイントの2つ目は、「稟議書の電子化」ではなく「稟議制度の電子化」を目指すことです。
AppSheetでなくても、「稟議書の電子化」はできますが、単に稟議書を電子化した程度では、本来のワークフローシステムのメリットを享受することはできません。
ワークフローシステムの導入において重要なことは、稟議制度全体を電子化することです。
このため、単にペーパーレス化を目指すだけでなく、改めて稟議制度全体を再設計し、より効率的かつ簡素な稟議制度を目指すべきです。
ポイント3：既存の稟議制度に合わせてAppSheetを構築する
AppSheetによるワークフローシステムの作成・導入のポイントの3つ目は、既存の稟議制度に合わせてAppSheetを構築することです。
ポイント1とポイント2で述べたとおり、ワークフローシステムの導入は、稟議制度をより良いものに改めるいい機会です。
しかしながら、「稟議制度を改めること」が目的化してしまうと、既存の稟議制度とはかけ離れたものになるリスクもあります。
ワークフローシステムの導入によって、稟議制度が機能しなくなってしまっては、本末転倒です。
このため、システムに合わせて稟議制度を変更するのではなく、あくまで、既存の稟議制度に合わせてシステムを構築することが基本となります。
まとめ
ワークフローシステムを導入するとメリットが多い反面、既存の稟議制度を変える必要が出てきたり、予算の問題で導入が難しかったりします。
しかしAppSheetは、高いカスタマイズ性で企業に適切な稟議制度に柔軟に適応し、低コストでアプリを導入・構築できます。
当社では、こうしたAppSheetを活用したワークフローシステムの企画相談、開発、内製化支援サービスを提供しております。
業務プロセスを自動化して、年間5万円のコスト削減！
【Google Appsheetで、こんなことを実現！】
✔︎業務の属人化解消や業務プロセス自動化
→社員1人あたり年間5万円のコストカット
✔︎従来のExcel管理脱却やペーパーレス化
→反復業務や作業ミスの軽減で生産性UP
✔︎システムの内製化
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